I.1 Giai đoạn đầu năm

1. Thiết lập cấu hình trường

1.1. Quản lý hồ sơ trường

Mô tả: Chức năng này cho phép QTV nhà trường cập nhật đầy đủ thông tin hồ sơ nhà trường.

1.1.1. Hồ sơ trường

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên cập nhật đầy đủ thông tin của nhà trường bao gồm các thông tin chung, thông tin chuẩn QG & Kiểm định, thông tin kết nối internet, thông tin về hạ tầng và thiết bị CNTT…..

Hiện tại, hệ thống đã cập nhật những thông tin cơ bản cho từng đơn vị nhà trường. Mỗi trường phải kiểm tra lại thông tin của trường, nhập và lựa chọn bổ sung thêm các thông tin như: Mã định danh tổ chức (theo NĐ 69), Mã định danh điện tử (theo QĐ 20), Mã số thuế, SĐT, số Fax, website, …lựa chọn thông tin tương ứng về khu vực, chính sách vùng, ... và các thông tin khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 1.Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường.

Bước 2: Cập nhật thông tin Hồ sơ trường.

• Tab 1: Thông tin chung:

- Đinh danh trường học

• Tên trường: Kiểm tra tên trường phải khớp với tên được ghi trên giấy quyết định thành lập trường.

• Mã định danh tổ chức (Theo NĐ 68): Do hệ thống định danh điện tử quốc gia cấp khi Hiệu trưởng đăng ký tài khoản định danh điện tử cho trường trên ứng dụng VNeID. Nhà trường nhập đúng dãy số được cấp, chỉ gồm các chữ số từ 0-8.

Cách thức lấy thông tin mã định danh tổ chức (theo NĐ 69):

Bước 1: Hiệu trưởng đăng nhập vào tài khoản VneID đã được định danh điện tử mức 2.

Bước 2: Tại giao diện màn hình chính để đổi tài khoản kích chọn đăng ký “Định danh tổ chức” và chọn “Đăng ký định danh tổ chức”.

Bước 3: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.

Bước 4: Tại màn hình định danh tổ chức kích nút [Đăng ký định danh tổ chức] và chọn người kê khai. 

Bước 5: Cập nhật thông tin đăng ký định danh tổ chức. 

- TH1: Nếu đơn vị trường đã có mã số thuế thì chọn loại tổ chức: Có mã số thuế (không đăng ký kinh doanh) và nhập thông tin tên tổ chức (Tiếng Việt).** **

- TH2: Nếu đơn vị trường không có mã số thuế thì chọn loại tổ chức: Không có đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, hợp tác xã khi đó hệ thống sẽ tạo ra một dãy số tự nhiên duy nhất làm mã định danh cho tổ chức.

Bước 6: Tích ô vuông “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng và muốn tạo tài khoản định danh cho cơ quan, tổ chức” và kích nút [Gửi yêu cầu].

Bước 7: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.

Bước 8: Tạo yêu cầu đăng ký thành công, xem lại yêu cầu.

• Mã số thuế: Nhà trường nhập thông tin mã số thuế được cấp.

• Loại hình và Loại trường: Thông tin hiển thị theo dữ liệu Sở GD&ĐT khai báo.

- Ban giám hiệu và liên hệ:

• Hiệu trưởng: Hệ thống tự động lấy thông tin trong hồ sơ đội ngũ của hiệu trưởng phụ trách hiện tại.

• ĐT hiệu trưởng: Hệ thống tự động lấy thông tin trong hồ sơ đội ngũ của hiệu trưởng phụ trách hiện tại.

• Điện thoại: Nhập số điện thoại của nhà trường.

• Email: Nhập thông tin email nhà trường hợp lệ. Thông tin email này liên quan đến việc cung cấp tài khoản và mật khẩu, vì vậy cần phải khai báo chính xác.

• Website: Nhập thông tin website của nhà trường.

- Địa chỉ và vị trí địa lý:

• Phường/Xã: Chọn phường/xã theo vị trí của trường.

• Khu vực: Chọn khu vực của trường.

• Chính sách vùng: Chọn chính sách vùng của trường (nếu có).

•  Xã ĐBKK vùng bãi ngang, ven biển, hải đảo: Mục này cấp Sở GD&ĐT sẽ cập nhật cho đơn vị (nếu có).

• Vùng đồng bào DTTS và miền núi (Theo quy định hiện hành): Mục này cấp xã phường sẽ cập nhật cho đơn vị ( nếu có).

• Kinh tuyến, vĩ tuyến: nhập trực tiếp thông tin Kinh tuyến, Vĩ tuyến của đơn vị.

Cách thức lấy thông tin Tọa độ

Cách 1: Lấy tọa độ từ Google maps

Bước 1: Truy cập vào trang: http://google.com/maps, Nhập tên đơn vị vào ô tìm kiếm và nhấp tìm.

Bước 2: Sau khi địa chỉ đã hiện đúng trên bản đồ, nhấp chuột phải vào vị trí sẽ hiển thị thông tin tọa độ, nhấn chuột vào sẽ tự động copy tọa độ

Cách 2: Đối với trường hợp không tìm thấy tên trường, nhà trường thực hiện tìm trên My location/Hiển thị vị trí của bạn.

Cách 3: Đối với trường hợp không tìm thấy tên trường cũng như máy tính không hỗ trợ việc lấy vị trí hiện tại, thì thực hiện tìm Ủy ban nhân dân xã/phường sau đó tìm vị trí trường trên bản đồ và nhấn chuột phải lấy tọa độ như hướng dẫn cách 1.

- Quy mô & Thành lập:

• Diện tích đất ((m²), diện tích đất xây dựng (m²): Nhập thông tin diện tích nhà trường.

• Năm thành lập và số quyết định thành lập

• Những thông tin : có chi bộ Đảng, có học sinh nội trú, …. Tích chọn nếu trường có.

• Tab 2: Chuẩn Quốc gia và kiểm định:

• Kiểm định CLGD (tự đánh giá): Nhà trường báo cấp quản lý trực tiếp (UBND Phường/Xã) để được hỗ trợ cập nhật và điều chỉnh.

• Kiểm định CLGD (đánh giá ngoài): Nhà trường báo cấp quản lý trực tiếp (UBND Phường/Xã) để được hỗ trợ cập nhật và điều chỉnh.

• Năm đánh giá: Nhà trường báo cấp quản lý trực tiếp (UBND Phường/Xã) để được hỗ trợ cập nhật và điều chỉnh.

• Năm đăng ký đánh giá ngoài: Nhà trường chọn năm học thực hiện đánh giá ngoài .

• Tab 3: Thông tin kết nối Internet:

Nhà trường Chọn tab III. Thông tin kết nối Internet, nhập đầy đủ thông tin kết nối Internet bao gồm: Có Internet, Loại kết nối, tốc độ internet, chất lượng tải lên, chất lượng tải xuống... Các chỉ số tiêu chí được căn cứ trên hợp đồng kết nối Internet với nhà mạng.

• Tab 4: Hạ tầng, thiết bị CNTT:

Nhập đầy đủ thông tin về kết nối hạ tầng, ứng dụng CNTT dạy và học trực tuyến bao gồm: số lượng phòng máy tính, số lượng máy tính, số lượng thiết bị hỗ trợ học sinh khuyết tật,…

• Tab 5: Thông tin khác:

Những thông tin khác như có sử dụng máy tính phục vụ quản lý và giáo dục trẻ, có khai thác Internet cho dạy học, có nguồn nước sạch, …Tích chọn nếu trường có.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại**.**

Lưu ý: Những trường thông tin có [...] màu đỏ là những trường thông tin bắt buộc, người dùng phải nhập liệu đầy đủ.

1.2. Quản lý phân hiệu – điểm trường phân hiệu

1.2.1. Quản lý phân hiệu

Mô tả:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.2 Quản lý phân hiệu

Bước 2:

1.2.2. Quản lý điểm trường

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên cập nhật thông tin các điểm trường phụ (nếu có).

Hệ thống hỗ trợ đơn vị trường cập nhật thông tin các điểm trường phụ (nếu có).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 1.Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường.

Bước 2: Chọn tab 6. Điểm trường phụ.

Bước 3: Tại dòng Danh sách điểm trường phụ, kích nút [Thêm mới điểm trường].

Giao diện thêm mới điểm trường hiển thị, nhập thông tin của điểm trường vào bảng.

• Mã điểm trường: Nhập mã điểm trường viết liền không dấu.

• Tên điểm trường: Nhập đầy đủ tên điểm trường phụ.

• Địa chỉ: Nhập đầy đủ thông tin địa chỉ điểm trường phụ.

• Phường/xã: Nhập phường xã điểm trường trực thuộc.

• Khoảng cách đến điểm trường chính: Nhập số khoảng cách tính từ điểm trường chính đến điểm trường phụ (đơn vị tính là Km).

• Điện thoại: Nhập số điện thoại của điểm trường phụ.

• Phương tiện có thể đi lại: Liệt kê các phương tiện có thể đi lại.

• Diện tích: Nhập số diện tích điểm trường phụ với đơn vị tính là m2.

• Vĩ tuyến, kinh tuyến: Tọa độ vị trí đơn vị trường.

• Có nguồn nước sạch, trường có bếp ăn… tích chọn nếu trường có.

• Có internet: chọn Có hoặc Không. Nếu chọn Có nhập đầy đủ các thông tin thông số đường truyền.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để hoàn thành.

a. Sửa điểm trường

• Tại điểm trường cần sửa kích biểu tượng cây bút ().

• Sửa nội dung thông tin và kích nút [Cập nhật] để lưu lại.

b. Xóa điểm trường

• Chọn điểm trường cần xóa.

• Kích nút [Xóa điểm trường], hệ thống thông báo “Bạn có muốn xóađiểm trường này không?”, kích [OK] để đồng ý

Lưu ý: Để xóa điểm trường cần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Không có lớp học nào thuộc điểm trường cần xóa. Nếu có thì quản trị viên phải sửa lại lớp học tại mục 2.1 Hồ sơ lớp học.

+ Nếu trường đã lấy báo cáo số liệu thì phải xóa số liệu, sau đó xóa điểm trường và thực hiện lấy lại số liệu báo cáo.

1.2.3. Quản lý điểm trường phân hiệu

1.3. Thiết lập thời gian học kỳ - năm học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên cấu hình tháng bắt đầu/ kết thúc của mỗi học kỳ trong năm học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm Non, kích vào danh mục 1.Trường học/ 1.2 Cấu hình trường.

Bước 2: Tại mục Cài đặt học kỳ, nhập các thông tin: Thời gian đầu kỳ I, thời gian đầu kỳ II, Thời gian cuối kỳ I, Thời gian cuối kỳ II.

Bước 3: Kích Cập nhật để lưu dữ liệu.

1.4. Thiết lập cấu hình nhập liệu dùng chung

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên cài đặt nhập liệu cấu hình thao tác nhập thời khóa biểu và lựa chọn hiển thị học sinh đã nghỉ học, chuyển trường.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm Non, kích vào danh mục 1.Trường học/ 1.2 Cấu hình trường.

Bước 2: Tại mục Cài đặt nhập liệu, chọn cấu hình nhập thời khóa biểu. Hệ thống hỗ trợ nhập thời khóa biểu bằng cách nhập trực tiếp trên phần mềm hoặc tải file.

Trường hợp nhà trường không muốn hiển thị danh sách học sinh nghỉ học, chuyển trường, tích chọn ô vuông “Không hiển thị danh sách học sinh đã nghỉ học, chuyển trường”.

Bước 3: Kích Cập nhật để lưu dữ liệu.

2. Thiết lập hồ sơ lớp – Môn học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên khai báo và quản lý danh sách lớp học của năm học hiện tại. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ lớp:

• Cách 1: Nhập trực tiếp hồ sơ lớp học vào phần mềm.

• Cách 2: Nhập từ file Excel.

2.1. Khai báo hồ sơ lớp

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhập thông tin trực tiếp từng lớp học vào phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 2. Lớp học/ 2.1 Hồ sơ lớp học.

Bước 2: Chọn Nhóm lớp, Nhóm tuổi và kích nút [Thêm mới].

Bước 3: Nhập và tích chọn đầy đủ thông tin lớp học.

Chọn đầy đủ thông tin về Nhóm lớp, Nhóm tuổi, Tên lớp và Thứ tự.

+ Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường.

Lưu ý:

• Các trường thông tin màu đỏ có gắn dấu (*) là các trường thông tin bắt buộc, nhà trường phải cập nhật đầy đủ.

- Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “Lá 1” thay vì “Lớp Lá 1”.

• Các thông tin Học 2 buổi/ ngày, bán trú, có trẻ khuyết tật, chương trình GD mầm non mới,... tích chọn nếu có.

Bước 4: Kích nút [Lưu] để lưu dữ liệu.

a. Sửa lớp học

• Tại lớp cần sửa kích biểu tượng cây bút ().

• Sửa nội dung thông tin và kích nút [Cập nhật] để lưu lại.

b. Xóa lớp học

• Chọn lớp cần xóa. Kích nút [Xóa lớp].

• Hệ thống thông báo xóa lớp, tích ô “Tôi đã đọc và đồng ý xóa lớp” và kích nút [Thực hiện Xóa] để đồng ý.

2.2. Nhập lớp học từ excel

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhập nhanh danh sách lớp học từ file Excel. Để thực hiện chức năng này, quản trị viên phải tải file mẫu danh sách lớp học về máy tính, rồi tổ chức nhập thông tin lớp học vào file Excel, cuối cùng, tải dữ liệu từ file Excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 2.Lớp học/ 2.2.Nhập lớp học từ File Excel.

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu] để tải file excel mẫu về máy

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin trên file Excel

Trên file mẫu Excel, gồm đầy đủ các trường thông tin liên quan đến lớp học. Nhập đầy đủ thông tin lớp học vào file Excel, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập).

+ Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường.

Lưu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “Lá 1” thay vì “Lớp Lá 1”.

• Nhóm trẻ ghép: Nhập chính xác nhóm trẻ ghép theo độ tuổi
• Lớp mẫu giáo ghép: Nhập chính xác lớp mẫu giáo ghép theo độ tuổi
• Điểm trường: Nếu trường có điểm trường phụ và được khai báo trong hồ sơ trường, thì tại bước này lớp thuộc điểm trường nào sẽ chọn tương ứng với điểm trường đó. Nếu không có bỏ trống.

• Các thông tin Ghép vào lớp, bán trú, học bán trú, có trẻ khuyết tật, học chương trình giáo dục mầm non mới,…: Tích “x” nếu có.

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin lớp học và không có sự trùng lặp giữa các lớp học.
Bước 3: Tải file Excel lớp học lên phần mềm.

Thực hiện tải file Excel và cập nhật theo các bước trong hình.

Tải thành công file Excel lớp học, người dùng vào lại mục 2.1 Hồ sơ lớp học để kiểm tra lại.

Lưu ý: Đối với trường hợp hệ thống báo lỗi khi cập nhật lớp học từ Excel, ví dụ hình ảnh báo lỗi:

Trường hợp này thầy cô kích vào nút [Bảng kết quả nhập liệu] để tải file Excel báo chi tiết nội dung lỗi.

3. Thiết lập học sinh

3.1. Khai báo danh sách học sinh

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường cập nhật và quản lý hồ sơ học sinh toàn trường. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ học sinh.

• Cách 1: Nhập trực tiếp từng học sinh.
• Cách 2: Nhập danh sách học sinh từ file Excel.

3.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường cập nhật và quản lý hồ sơ học sinh toàn trường. Mục này bao gồm các nội dung: Thêm mới, sửa, xóa hồ sơ học sinh.

• Thêm mới học sinh:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3.Hồ sơ học sinh/ 3.1 Hồ sơ học sinh/ 3.1.1 Quản lý hồ sơ học sinh.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới].

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin của học sinh theo các nhóm thông tin.

a. Thông tin chung:

• Các thông tin có [...] màu đỏ là những thông tin bắt buộc, yêu cầu người dùng phải nhập đầy đủ. Nếu thiếu một trong các thông tin bắt buộc phần mềm sẽ không lưu được.

• Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh.

• Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh. Lưu ý ngày, tháng định dạng bắt buộc là 2 số, năm sinh 4 số.

• Giới tính: Chọn một trong hai giá trị Nam hay Nữ.

• Số CMND/CCCD, số định danh cá nhân, ngày cấp, nơi cấp: Nhập theo thông tin của học sinh

• Trạng thái học sinh: Mặc định là Đang học, nhà trường có thể chọn lại trạng thái đối với những học sinh đã nghỉ học hoặc chuyển trường… Riêng học sinh có trạng thái thôi học thì cần chọn lý do thôi học.

• Với học sinh có trạng thái khác: Chuyển đến học kỳ 1, Chuyển đến học kỳ 2, Chuyển đến trong hè, chuyển đi kỳ 1, chuyển đi kỳ 2, nhà trường cần bổ sung đầy đủ các thông tin Ngày chuyển đến/chuyển đi, chuyển đến từ Tỉnh, Phường/Xã nào, chuyển đi trong/ngoài tỉnh.

• Thông tin Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường nhập theo hộ khẩu của học sinh.

• Thứ tự: Đây là số thứ tự hiển thị trên danh sách lớp của học sinh.

• Thông tin thường trú, quê quán: Nhập theo giấy khai sinh.

b. Thông tin cá nhân: Nhập các thông tin về khu vực, Loại khuyết tật, đối tượng chính sách… nếu có.

• Khu vực, Loại khuyết tật, đối tượng chính sách…: Nhập các thông tin nếu có.
• Đối với học sinh thuộc loại khuyết tật thì sẽ hiển thị thêm thông tin có giấy xác nhận và can thiệp sớm. Nếu học sinh thuộc loại nào thì nhà trường tích vào ô vuông tương ứng đó.
• Đối với học sinh thuộc đối tượng chính sách thì sẽ hiển thị thêm thông tin chế độ chính sách như được miễn học phí, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập, hỗ trợ ăn trưa. Nếu học sinh được hưởng các chế độ chính sách này thì nhà trường tích vào.
• Với học sinh tuyển mới: Nhập thông tin ngày tuyển mới.
• Học chương trình làm quen ngoại ngữ: Tích vào ô vuông nếu học sinh đó có học chương trình làm quen ngoại ngữ.
• Với học sinh tuyển mới: Nhập thông tin ngày tuyển mới.
• Các thông tin Học sinh biết bơi, Bệnh về mắt… nhà trường tích vào ô vuông tương ứng (nếu có)

c. Thông tin liên hệ, gia đình: Nhập các thông tin về Họ tên cha, mẹ, Nghề nghiệp, năm sinh hoặc thông tin người đỡ đầu.

Lưu ý: Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập.

d. Thông tin cư trú cũ: Kích nút [Cập nhật địa danh] để nhập thông tin cư trú cũ của học sinh trước sáp nhập.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để hoàn thành.

• Để sửa thông tin học sinh, QTV kích biểu tượng hình cây bút tương ứng với học sinh cần sửa

• Để xóa thông tin học sinh, QTV tích ô vuông trắng trước tên học sinh cần xóa và tích nút [Xóa học sinh].

Lưu ý: Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập

3.1.2. Nhập danh sách học sinh từ Excel

Mô tả: Chức năng nhập danh sách học sinh từ file Excel hỗ trợ nhà trường nhập nhanh danh sách học sinh từ file Excel lên phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3.Hồ sơ học sinh/ 3.1 Hồ sơ học sinh/ 3.1.2 Nhập danh sách học sinh từ Excel.

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu] để tải file Excel mẫu về máy.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin học sinh của các lớp vào các cột trên file Excel, đặc biệt các cột có màu đỏ là những thông tin bắt buộc phải nhập.

• Trên file mẫu Excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến học sinh, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu.
• Nhập đầy đủ thông tin đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập).
• Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái học sinh, Lý do thôi học, Dân tộc, Quốc tịch, Tỉnh/thành phố, Phường/Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI, LD_THOI_HOC, DAN_TOC, TINH).
• Phông chữ: Times new Roman, của bảng Unicode dựng sẵn….
• Cột Mã lớp: Nhập chính xác mã lớp như đã khai báo tại mục 2.1 Quản lý hồ sơ lớp học.
• Ngày sinh: nhập theo định dạng ngày tháng năm, yêu cầu ngày 2 chữ số, tháng 2 chữ số, năm 4 chữ số. Ví dụ 02/03/2023.
• Giới tính: Nhập chính xác theo danh mục đã hướng dẫn tại sheet GIOI_TINH.
• Nếu nhập giá trị ngoài danh mục, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu nhập lại.

• Cột Lý do thôi học nhập nếu trạng thái học sinh là thôi học.

• Thông tin Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã nhập theo hộ khẩu của học sinh.
• Các thông tin về hỗ trợ chính sách như miễn học phí, giảm học phí tích “x” nếu có.
• Nhập các thông tin về Họ tên cha, mẹ, nghề nghiệp, năm sinh hoặc thông tin người đỡ đầu.
• Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập.
• Danh sách học sinh này có thể là danh sách học sinh của một lớp, có thể là danh sách học sinh của toàn trường tùy thuộc vào việc cập nhật dữ liệu trên Excel của nhà trường.
• Nhập xong thông tin trên Excel, kích lưu dữ liệu.

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin học sinh và không có sự trùng lặp giữa các học sinh.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, Kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên].

Bước 5: Kích nút [Cập nhật], hệ thống hiển thị thông báo, tích chọn*“Tôi đã đọc và đồng ý cập nhật dữ liệu học sinh”* và kích [Thực hiện] để tải file lên hệ thống.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Cập nhật thành công, nhà trường mở lại mục 3.1.1 Quản lý hồ sơ học sinh để xem danh sách.

• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin học sinh và không có sự trùng lặp giữa các học sinh.

3.2. Sắp xếp thứ tự học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên sắp xếp học sinh theo thứ tự hiển thị của các học sinh trong lớp.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1 Hồ sơ học sinh/ 3.1.3 Sắp xếp học sinh (Alphabet).

Bước 2: Kích chọn Tiêu chí sắp xếp.

Bước 3: Kích nút [Sắp xếp Alphabet theo lớp chọn] hoặc [Sắp xếp Alphabet tất cả các lớp] để thực hiện việc sắp xếp.

Lưu ý: Chức năng này QTV chỉ nên sử dụng thời điểm đầu năm học để đảm bảo dữ liệu sắp xếp hồ sơ trên phần mềm khớp với dữ liệu quản lý hồ sơ thực tế của giáo viên để thuận lợi trong việc kiểm tra và nhập liệu sau này.

3.3. Biến động học sinh

3.3.1 Chuyển lớp cho học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên chuyển toàn bộ hồ sơ, kết quả học tập của học sinh sang lớp mới.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.1 Chuyển lớp cho học sinh.

Bước 2: Chọn Nhóm lớp/ Lớp có học sinh chuyển lớp.

Bước 3: Tại dòng Lớp chuyển sang, tích chọn lớp tương ứng.

Bước 4: Kích [Cập nhật] để hoàn thành.

3.3.2 Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên quản lý trạng thái các học sinh khi đã chuyển đi, chuyển đến, thôi học ở các học kỳ. Cho phép thống kê theo giới tính, dân tộc và trạng thái tương ứng của học sinh.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm Non, kích vào danh mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.2 Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học.

Bước 2: Kích chọn Khối, lớp, trạng thái cần thống kê.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm]. Tại đây hệ thống cho phép [Xuất Excel].

3.3.3 Tiếp nhận, xét duyệt học sinh chuyển đến

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường tiếp nhận và xét duyệt học sinh chuyển đến từ trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.3 Tiếp nhận, xét duyệt học sinh chuyển đến.

Bước 2: Chọn Nhóm lớp và Lớp để tìm kiếm học sinh chuyển đến

Bước 3: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ học sinh chuyển đến cần tiếp nhận

Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin: Lớp chuyển đến, Ngày chuyển đến, Số quyết định, Ngày quyết định.

Bước 5: Kích nút [Tiếp nhận chuyển đến] để lưu dữ liệu.

3.3.4 Danh sách xét duyệt học sinh chuyển đi

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên quản lý học sinh chuyển đi.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.4 Danh sách xét duyệt học sinh chuyển đi.

Bước 2: Chọn Nhóm lớp và Lớp để tìm kiếm học sinh chuyển đi

Bước 3: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ học sinh chuyển đi cần xét duyệt

Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin: Chuyển đến, Chuyển đến Tỉnh/ Thành phố, Chuyển đến trường và tích chọn Xác nhận H.sinh chuyển đi

Bước 5: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

Lưu ý: Các trường thông tin màu đỏ là các trường thông tin bắt buộc nhà trường cần cập nhật đầy đủ.

3.4. Tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên tìm kiếm hồ sơ học sinh dựa theo 1 số thông tin như: Họ tên, mã học sinh, đối tượng chính sách,...

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1 Hồ sơ học sinh/ 3.1.4 Tìm kiếm hồ sơ học sinh.

Bước 2: Ghi thông tin tìm kiếm vào một hoặc các trường dữ liệu tương ứng.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm].

4. Thiết lập đội ngũ

4.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhập thông tin hồ sơ giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý trong nhà trường. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ đội ngũ.

• Cách 1: Nhập trực tiếp từng đội ngũ.
• Cách 2: Nhập danh sách đội ngũ từ file Excel.

4.1.1. Nhập hồ sơ cán bộ, giáo viên

Mô tả: Đây là cách nhập thông tin trực tiếp của từng hồ sơ cán bộ, giáo viên.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1 Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.1 Quản lý hồ sơ đội ngũ.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị, kích nút [Thêm mới].

Bước 3: Nhập thông tin của đội ngũ bao gồm: Thông tin cá nhân; Vị trí việc làm, TCCD; Phụ cấp; Đào tạo, bồi dưỡng; Đánh giá, phân loại.

Cách nhập các thông tin như sau:

a. Thông tin cá nhân:

Lưu ý: Các thông tin có màu đỏ bắt buộc nhập.

• Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh.

• Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh.

• Giới tính: Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ.

• Trạng thái CB: Chọn trạng thái cán bộ tương ứng với thông tin giáo viên đang công tác hoặc chuyển trường, hoặc nghỉ hưu. Mặc định là đang làm việc.

• Là tuyển mới: Tích chọn nếu là giáo viên tuyển mới.

• CMND/CCCD: Nhập theo giấy chứng minh nhân dân được cấp gần nhất (hoặc thẻ căn cước nếu có).

• Email: Nhập địa chỉ email, lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất.

• Điện thoại: Nhập số điện loại, lưu ý nhập dữ liệu kiểu số.

• Số sổ BHXH: Nhập theo Số sổ bảo hiểm xã hội chính.

• Dân tộc: Chọn dân tộc theo thông tin ghi trong giấy khai sinh. Mặc định là dân tộc Kinh.

• Tôn giáo: Chọn tôn giáo đang theo. Giá trị mặc định là “Không theo tôn giáo nào”

• Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố thì xã/phường thuộc Tỉnh sẽ hiển thị tương ứng.

• Là đoàn viên, là đảng viên: Tích chọn nếu có.

b. Vị trí việc làm, TCCD (Tiểu chuẩn chức danh)

• Vị trí việc làm: Chọn loại vị trí phụ trách của cán bộ, giáo viên

• Nhóm chức vụ: Hiển thị theo loại vị trí việc đã chọn trên.

• Hình thức hợp đồng: Chọn loại hình thức hợp đồng đã ký kết với đơn vị công tác có tham gia đóng bảo hiểm

• Ngày tuyển dụng, cơ quan tuyển dụng: Ghi ngày đầu tiên và đơn vị có tham gia đóng bảo hiểm xã hội.

• Nghề nghiệp khi được tuyển dụng: Ghi nghề nghiệp trước khi được tuyển dụng đi làm việc, ví dụ Sinh viên, học sinh, công nhân, kế toán...

• Ngạch/hạng: Căn cứ theo Quyết định lương đang hưởng, chọn tên ngạch trong danh sách.

• Mã số: Hiển thị theo thông tin Ngạch/hạng đã chọn ở trên.

• Nhiệm vụ kiêm nhiệm: Tích chọn nhiệm vụ kiêm nhiệm trong danh sách nếu có.

• Các thông tin: Đã tập huấn kĩ năng sống, Dạy học sinh khuyết tật học hòa nhập, Có CC bồi dưỡng TCCD,...: Tích chọn nếu có.

c. Phụ cấp

• Mức phụ cấp thu hút nghề (%): Nhập % phụ cấp thu hút của cán bộ.

• Mức phụ cấp thâm niên (%): Nhập % phụ cấp thâm niên.

• Mức phụ cấp ưu đãi nghề (%): Nhập % phụ cấp ưu đãi nghề.

• Bậc lương: Chọn bậc lương cán bộ đang được hưởng.

• Mức phụ cấp chức vụ lãnh đạo: Nhập % phụ cấp lãnh đạo được hưởng (từ 15% đến 70%).

d. Đào tạo, bồi dưỡng

• Kết quả bồi dưỡng thường xuyên: Chọn kết quả bồi dưỡng cao nhất trong danh sách hiển thị.

• Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Chọn trình độ chuyên môn cao nhất trong danh sách hiển thị.

• Trình độ chuyên môn nghiệp vụ (Đang học): Chọn trình độ chuyên môn nghiệp vụ đang học cao nhất.

• Trình độ lý luận chính trị: Chọn trình độ lý luận cao nhất.

• Trình độ quản lý giáo dục: Chọn trình độ quản lý giáo dục cao nhất.

• Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý giáo dục: Chọn mức tương ứng.

• Tham gia bồi dưỡng cán bộ quản lý/ giáo viên cốt cán: Chọn mức tương ứng.

• Ngoại ngữ chính: Chọn tên ngoại ngữ chính trong danh sách và trình độ ngoại ngữ tương đương, điểm ngoại ngữ tương ứng với trình độ có điểm.

• Chuyên ngành chính: Chọn chuyên ngành đào tạo cao nhất

• Trình độ chính: Chọn trình độ chính cao nhất.

• Trình độ tin học: Chọn trình độ tin học cao nhất.

• Tham gia dạy ngoại ngữ: Tích vào ô vuông (nếu có).

• Biết sử dụng máy vi tính: Tích vào ô vuông (nếu có).

e. Đánh giá, phân loại

• Đánh giá viên chức/công chức: Chọn mức độ đánh giá viên chức.

• Đánh giá chuẩn NN CBQL/GV: Bắt buộc phải chọn kết quả đánh giá của từng tiêu chí.

+ Đối với giáo viên yêu cầu nhập đủ 15 tiêu chí đánh giá, Hiệu trưởng nhập đủ 18 tiêu chí đánh giá, Phó hiệu trưởng chỉ cần chọn những tiêu chí (trong số 18 tiêu chí) phù hợp với nhiệm vụ được phân công để đánh giá.

+ Đối với hiệu trưởng, phiên bản trường sẽ nhập kết quả Tự đánh giá. Kết quả đánh giá của cấp trên sẽ được thực hiện trên phiên bản Phường/Xã.

+ Đánh giá Hiệu trưởng trên phiên bản UBND Phường/Xã tại Quản lý thông tin Phường/Xã/ 3. Báo cáo tổng hợp/ 3.1.1 Đánh giá chuẩn Hiệu trưởng Mầm non.

• Giáo viên dạy giỏi: Chọn cấp cao nhất và của năm hiện tại.

• Khen thưởng: Căn cứ theo Quyết định hình thức cao nhất, năm khen thưởng

g. Thông tin cư trú cũ

Chức năng này hiển thị thông tin cư trú cũ của nhân sự trước khi sáp nhập.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để hoàn tất.

Lưu ý:

• Để sửa thông tin đội ngũ bạn kích biểu tượng hình cây bút tương ứng với giáo viên cần sửa .

• Để xóa hồ sơ đội ngũ, kích chọn đội ngũ cần xóa, sau đó kích nút [Xóa giáo viên].

4.1.2. Nhập danh sách đội ngũ từ excel

Mô tả: Hệ thống hỗ trợ chức năng nhập nhanh hồ sơ đội ngũ từ Excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1 Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.3 Nhập danh sách đội ngũ từ Excel

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu kèm dữ liệu] để tải file Excel kèm dữ liệu về máy tính.

Người dùng nhập liệu trực tiếp vào file và tải lên hệ thống.

Định dạng file Excel theo yêu cầu sau:

Trên file mẫu Excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến nhân sự, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu.

• Nhập đầy đủ thông tin, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập)
• Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái CB, Dân tộc, Tôn giáo, Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI_CB, DAN_TOC, TON_GIAO, TINH).
• Phông chữ: Times new Roman của bảng Unicode dựng sẵn….

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin giáo viên và không có sự trùng lặp giữa các nhân sự.

Tải và đồng bộ File Excel lên phần mềm:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1 Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.3 Nhập danh sách nhân sự từ Excel

Bước 2: Kích nút [Chọn tệp] để chọn file Excel trên máy tính.

Bước 3: Kích nút [Tải lên].

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] và xác nhận nhập danh sách.

Hệ thống thông báo nhập danh sách nhân sự thành công, để kiểm tra lại danh sách nhân sự vừa nhập người dùng chọn tới mục 4.1.1 Quản lý hồ sơ đội ngũ.

Lưu ý: Đối với trường hợp hệ thống báo lỗi khi cập nhật nhân sự từ Excel, ví dụ hình ảnh báo lỗi:

Trường hợp này thầy cô kích vào nút [Bảng kết quả nhập liệu] để tải file Excel báo chi tiết nội dung lỗi.

4.1.3. Quản lý nhân sự phân hiệu

Mô tả:

Các bước thực hiện:

4.2. Phân công giảng dạy

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên thực hiện phân công giáo viên chủ nhiệm học kỳ 1 cho các lớp, khi được phân công chủ nhiệm, giáo viên mới có quyền nhập liệu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.3.Phân công giảng dạy/ 4.3.1.Phân công phụ trách lớp.

Bước 2: Chọn Học kỳ 1. Kích biểu tượng cây bút trước tên giáo viên được phân công chủ nhiệm. Tiếp theo tích vào ô vuông trước tên lớp được phân công chủ nhiệm cho giáo viên đó.

Bước 3: Kích nút [Lưu phân công] để lưu dữ liệu.

4.3. Biến động đội ngũ

4.3.1. Tiếp nhận, xét duyệt đội ngũ chuyển đến.

Mô tả : Chức năng này dành cho Quản trị viên tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đội ngũ chuyển đến trong năm học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4.Biến động đội ngũ/ 4.4.1 Tiếp nhận, xét duyệt đội ngũ chuyển đến.

Bước 2: Kích chọn để mở chi tiết hồ sơ nhân sự chuyển đến cần tiếp nhận.

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin: Ngày chuyển đến, Số quyết định, Ngày quyết định và tích Xác nhận Nhân sự Chuyển đến.

Bước 4: Kích [ Tiếp nhận chuyển đến] để lưu dữ liệu**.**

4.3.2 Xét duyệt đội ngũ chuyển đi

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Quản trị viên xét duyệt hồ sơ đội ngũ chuyển đi trong năm học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1 Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.1 Quản lý hồ sơ đội ngũ

Bước 2: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ đội ngũ cần xét duyệt chuyển đi.

Bước 3: Chuyển trạng thái cho nhân sự chuyển đi [Đã chuyển đi] và nhập ngày chuyển đi.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để lưu lại.

Bước 5: Chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4.Biến động đội ngũ/ 4.4.2 Xét duyệt đội ngũ chuyển đi.

Bước 6: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ đội ngũ cần xét duyệt chuyển đi.

Bước 7: Nhập đầy đủ các thông tin: Chuyển đến, Chuyển đến Tỉnh/Thành phố, Chuyển đến cấp học, Chuyển đến Phường/Xã, Chuyển đến trường và tích Xác nhận Nhân sự Chuyển đi.

Bước 8: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

4.3.3 Xét duyệt giáo viên đi Thỉnh giảng trường khác

Mô tả: Chức năng này dành cho trường chính (nơi giáo viên đang công tác) thực hiện xét duyệt đội ngũ sang thỉnh giảng trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4.Biến động đội ngũ / 4.4.3.Xét duyệt giáo viên đi Thỉnh giảng trường khác

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] và cập nhật đầy đủ các thông tin trên giao diện

Bước 3: Tích chọn [Xác nhận Nhân sự thỉnh giảng] và kích nút [Ghi] để hoàn thành thao tác xét duyệt nhân sự thỉnh giảng.

Lưu ý:

• Thông tin đội ngũ: Lấy theo hồ sơ đội ngũ nhà trường đã khai báo tại phần Quản lý hồ sơ đội ngũ.
• Thông tin thỉnh giảng: Nhập các thông tin về cấp học, môn dạy, trường thỉnh giảng cho giáo viên.

*******Nếu giáo viên thỉnh giảng nhiều trường, trường chính (nơi giáo viên đang công tác) thực hiện thêm mới nhiều hồ sơ thỉnh giảng tại mục này theo hướng dẫn bên trên.

4.3.4 Xác nhận giáo viên đến thỉnh giảng

Mô tả: Chức năng này dành cho trường có giáo viên đến thỉnh giảng thực hiện kiểm tra và xác nhận hồ sơ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4.Biến động đội ngũ / 4.4.4.Xác nhận giáo viên đến thỉnh giảng.

Bước 2: Kích biểu tượng để kiểm tra thông tin hồ sơ.

Bước 3: Chọn trạng thái thỉnh giảng [Đã duyệt]. Kích nút [Cập nhật] để hoàn thiện thao tác xác nhận nhân sự thỉnh giảng.

Lưu ý: Khi giáo viên kết thúc thời gian thỉnh giảng, nhà trường thực hiện đổi trạng thái tại Bước 2 thành "Đã hoàn thành nhiệm vụ".

4.4. Tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ đội ngũ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên tìm kiếm hồ sơ đội ngũ dựa trên một số thông tin như: Họ tên giáo viên, mã giáo viên, giới tính, dân tộc, hình thức tuyển dụng, ...

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.4.Tìm kiếm hồ sơ đội ngũ.

Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm vào 1 hoặc các trường dữ liệu tương ứng

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm].

5 Xác thực dữ liệu với CSDL quốc gia về dân cư

5.1. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của học sinh với CSDLQG về Dân cư

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên thực hiện xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của học sinh tại trường với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, giáo viên chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1.Hồ sơ học sinh/ 3.1.5. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của học sinh với CSDLQG về Dân cư

Bước 2: Kích nút [Xác thực với CSDLQG về Dân cư]

- Nếu xác thực thành công:

• Hồ sơ học sinh được xác thực thành công khi đó hồ sơ chi tiết học sinh được tích dấu xanh trạng thái “Đã xác thực Số định danh cá nhân với CSDLQG về Dân cư”

- Nếu xác thực không thành công:

+ Số định danh bên Công an trả về không khớp số định danh cá nhân người dùng khai báo thì giao diện sẽ có thông báo: “Số định danh cá nhân khai báo không khớp hoặc chưa được xác thực”: Nhà trường kiểm tra, cập nhật lại số định danh cá nhân và gửi lại xác thực đồng bộ.

5.2.  Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân đội ngũ với CSDLQG về Dân cư

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên thực hiện xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ làm việc tại trường với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục Mầm non, giáo viên chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.5. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ với CSDLQG về Dân cư

Bước 2: Kích nút [Xác thực với CSDLQG về Dân cư]

Nếu xác thực thành công: Hồ sơ đội ngũ được tích dấu xanh trạng thái “Đã xác thực Số định danh cá nhân với CSDLQG về Dân cư”.

Nếu xác thực không thành công: giao diện sẽ có thông báo: “Số định danh cá nhân khai báo không khớp hoặc chưa được xác thực”: Nhà trường kiểm tra, cập nhật lại số định danh cá nhân và gửi lại xác thực đồng bộ**.**

5.3. Một số lưu ý quan trọng trong quá trình xác thực hồ sơ

Mô tả: Kết quả định danh hồ sơ do bên CSDLQGvDC thực hiện, nền tảng Quản trị Số Giáo dục Quốc gia chỉ ghi nhận kết quả xác thực. Vì vậy, với các trường hợp định danh không thành công, QTV kiểm tra kỹ lại thông tin hồ sơ và đối chiếu với Công An Xã/Phường.

Một số lỗi cơ bản như sau:

+ Định danh không thành công: hồ sơ không được xác thực. 

+ Chờ xác thực định danh: Trạng thái chờ để hệ thống CSDLQGvDC thực hiện xác thực và trả về kết quả.

+ Không đủ điều kiện định danh: những hồ sơ thiếu thông tin Thường trú (Tỉnh/thành phố, Xã/Phường) hoặc Số CMND/CCCD sẽ có trạng thái này. QTV kiểm tra, thực hiện bổ sung trong hồ sơ và thực hiện xác thực lại.

+ Chưa gửi định danh: trạng thái mặc định với những hồ sơ đủ điều kiện đồng bộ

+ Cần gửi lại xác thực: trường hợp đã định danh thành công, có sự thay đổi về thông tin xác thực thì hồ sơ sẽ chuyển về trạng thái này và cần thực hiện xác thực lại.

Trường hợp thay đổi thông tin đội ngũ, hệ thống sẽ thông báo: “Thông tin họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Hộ khẩu thường trú Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường hoặc Số CMND/CCCD đã bị thay đổi so với thông tin xác thực dữ liệu của CSDLQG về Dân cư. Đề nghị nhà trường đồng bộ xác thực dữ liệu với CSDLQG về Dân cư”. Nhà trường cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin đội ngũ và thực hiện xác thực, đồng bộ.

6. Tạo tài khoản và phân quyền người dùng

6.1. Nhóm người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên tạo ra nhóm quản trị theo các mức độ, giới hạn sử dụng các chức năng trên phần mềm. Trường hợp đơn vị có thêm nhóm người dùng nào sẽ thực hiện khai báo thêm mới nhóm người dùng đó.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1.Hệ thống/ 1.1 Nhóm người dùng.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] để nhập mã nhóm, tên nhóm và tích chọn trạng thái.

Bước 3: Kích [Thêm] để hệ thống ghi lại thông tin nhóm vừa chọn.

Lưu ý:

- Xoá: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện xoá nhóm người dùng đã tạo trên phần mềm. Nhà trường tích chọn nhóm quyền muốn xoá và kích [Xoá] để xoá nhóm quyền.

- Xoá phân quyền phần mềm và menu: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện xoá phân quyền phần mềm tại mục 1.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm và xoá menu đã phân cho từng nhóm quyền tại mục 1.3. Phân quyền nhóm người dùng menu.

6.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền khối quản lý cho nhóm người dùng đã được tạo ra từ mục 1.1 Nhóm người dùng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1.Hệ thống/ 1.2 Phân quyền nhóm người dùng phần mềm.

Bước 2: Chọn Nhóm người dùng cần phân công và tích chọn từng chức năng sử dụng phần mềm.

Bước 3: Kích [Ghi] để lưu dữ liệu.

6.3. Phân quyền nhóm người dùng menu

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền từng chức năng chi tiết cho nhóm người dùng menu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1.Hệ thống/ 1.3 Phân quyền nhóm người dùng menu.

Bước 2: Chọn Nhóm quyền, chọn Phần mềm cần phân công và tích chọn từng chức năng trên menu sử dụng phần mềm.

Bước 3: Kích [Ghi] để lưu dữ liệu.

6.4. Danh sách người dùng

6.4.1 Cấp tài khoản người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường cấp tài khoản đăng nhập hệ thống cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên tại đơn vị.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1.Hệ thống/ 1.4 Danh sách người dùng.

Bước 2: Kích nút [Lấy danh sách CBQL/GV].

Bước 3: Tích chọn vào ô vuông trước tên CBQL/GV và kích nút [Thực hiện].

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo: Xác nhận thêm mới tài khoản?”, kích [Ok] để đồng ý.

Lưu ý:

• Đối với tài khoản người dùng đã được Phân nhóm quyền cột Trạng thái hiển thị Hiệu lực.

• Đối với tài khoản người dùng chưa được Phân nhóm quyền cột Trạng thái hiển thị Không hiệu lực.

• Đối với các tài khoản có trạng thái hiển thị Không hiệu lực, sẽ không đăng nhập được vào hệ thống.

• Để Phân nhóm quyền cho tài khoản có trạng thái hiển thị Không hiệu lực, quản trị viên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tích chọn vào ô vuông trước tên tài khoản cần phân nhóm quyền

Bước 2: Chọn nhóm quyền

Bước 3: Kích nút [Phân nhóm quyền].

• Để sửa nhóm quyền cho tài khoản bị sai nhóm quyền quản trị viên thực hiện như sau

Bước 1: Tích chọn vào biểu tượng trước tên tài khoản cần sửa nhóm quyền

Bước 2: Chọn nhóm quyền, sửa nhóm quyền cần sửa, tích Hiệu lực

Bước 3: Kích nút [Sửa] để lưu thông tin.

6.4.2 Cấp mật khẩu người dùng

Mô tả: Chức năng Cấp mật khẩu người dùng hỗ trợ Quản trị viên (QTV) nhà trường thực hiện cấp mới hoặc đặt lại mật khẩu đăng nhập cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên trong đơn vị. Chức năng được sử dụng trong các trường hợp người dùng chưa có mật khẩu, quên mật khẩu, không thể đăng nhập hoặc cần được cấp lại thông tin đăng nhập.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.4. Danh sách người dùng.

Bước 2: Kích vào biểu tượng trước tên đăng nhập người dùng để mở giao diện đổi mật khẩu

Bước 3: Giao diện cấp mật khẩu hiển thị, nhà trường tích chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Tạo mật khẩu. Đối với chọn Tạo mật khẩu, nhà trường nhập mật khẩu cấp cho nhân sự đó tại ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới đảm bảo thông tin tại các ô này nhập giống nhau.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại

Ghi chú:

• Mật khẩu cấp lại cho giáo viên theo yêu cầu sau:

• Độ dài tối thiểu 8 ký tự

• Có ít nhất 1 chữ in Hoa

• Có ít nhất 1 chữ in thường

• Có ít nhất 1 ký tự số

• Có ít nhất 1 ký tự đặc biệt ( @, $, #,….)

• Không chứa tên đăng nhập

Ví dụ mẫu: Hoaphuong123@

Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin mật khẩu hệ thống sẽ hiển thị mật khẩu là các ký tự mã hóa, do đó Quản trị viên nhà trường cần đảm bảo nhập chính xác thông tin mật khẩu cần cấp cho nhân sự trường (người dùng có thể nhập mật khẩu ra ngoài sau đó copy vào dòng mật khẩu).

• Để cấp lại mật khẩu cho nhiều giáo viên cùng lúc, quản trị viên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tích chọn tài khoản của các giáo viên cần cấp mật khẩu trước tên đăng nhập người dùng và kích [Cấp mật khẩu] để cấp mật khẩu cho tài khoản người dùng đã chọn.

Bước 2: Giao diện cấp mật khẩu hiển thị bao gồm danh sách người dùng đã được tích chọn để cấp mật khẩu, nhà trường tích chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Tạo mật khẩu. Đối với chọn Tạo mật khẩu, nhà trường nhập mật khẩu cấp cho nhân sự đó tại ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới đảm bảo thông tin tại các ô này nhập giống nhau.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại.