Cơ sở vật chất

1. Nhập liệu cơ sở vật chất trường học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường cập nhật đầy đủ các dữ liệu về cơ sở vật chất tại đơn vị trường, trong đó khai báo các khối phòng học tập, khối phòng hỗ trợ học tập, khối phòng hành chính quản trị, khối phụ trợ, khối phòng khác ….

Sau đây là hướng dẫn nhà trường cách nhập dữ liệu vào hệ thống.

Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập dữ liệu cơ sở vật chất:

• Cách 1: Nhập dữ liệu trực tiếp trên phần mềm
• Cách 2: Nhập dữ liệu từ Excel

1.1. Nhập trực tiếp cơ sở vật chất.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý cơ sở vật chất, kích chọn mục 1. Cơ sở vật chất / 1.1. Nhập liệu cơ sở vật chất trường học.

Bước 2: Cập nhật lần lượt thông tin phòng học cho các khối phòng: Kích chọn khối phòng và kích [Thêm mới].

Bước 3: Nhập và tích chọn đầy đủ thông tin cho khối phòng, sau đó kích nút [Ghi] hoặc [Ghi và thêm] để lưu dữ liệu.

• Tên cơ sở vật chất: Nhập chính xác tên phòng học
• Loại cơ sở vật chất: Chọn loại phòng học tương ứng với tên phòng học, ví dụ như Phòng học bộ môn Âm nhạc, Phòng học bộ môn Tin học, …
• Điểm trường: Nếu trường có điểm trường phụ và được khai báo trong hồ sơ trường, thì tại bước này phòng thuộc điểm trường nào sẽ chọn tương ứng với điểm trường đó.
• Hiện trạng: Chọn hiện trạng tương ứng với các phòng như kiên cố; bán kiên cố; tạm; nhờ, mượn, thuê.
• Diện tích (m²): Nhập chính xác diện tích phòng học.

Lưu ý: Đối với cơ sở vật chất thuộc loại cơ sở vật chất Phòng học (Khối phòng học tập), nhà trường tích chọn thông tin Phòng học kết hợp nghỉ trưa (nếu có).

• Để sửa thông tin cơ sở vật chất: Kích biểu tượng trước tên cơ sở vật chất, cập nhật thông tin thay đổi và kích nút [Ghi] để lưu lại.

• Để xóa thông tin cơ sở vật chất, tích chọn tên cơ sở vật chất cần xóa và kích nút [Xóa mục chọn], hệ thống hiển thị thông báo “Xác nhận xóa dữ liệu”, kích [Đồng ý] để thực hiện xóa.

• Chức năng Xuất Excel: hỗ trợ nhà trường xuất file Excel các thông tin đã nhập trên hệ thống để rà soát và kiểm tra dữ liệu.

1.2. Nhập cơ sở vật chất từ excel

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường khai báo cơ sở vật chất từ file Excel lên phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý cơ sở vật chất, kích chọn mục 1. Cơ sở vật chất/ 1.1. Nhập liệu cơ sở vật chất trường học.

Bước 2: Kích nút [Nhập từ Excel] sau đó kích chọn Tải file mẫu để tải file mẫu có dữ liệu về máy tính.

Bước 3: Trên file Excel, nhập đầy đủ các dữ liệu Danh mục loại phòng, Tên phòng, Loại phòng/ Nhà, Hiện trạng, Diện tích và Điểm trường.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên] và kích nút [Cập nhật].

Hệ thống hiển thị thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn cập nhật danh sách cơ sở vật chất”, kích [OK] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Đã cập nhật thành công, nhà trường mở lại mục 1.1. Nhập liệu cơ sở vật chất trường học để xem danh sách phòng học.
• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

Lưu ý: Các cột màu đỏ là các trường dữ liệu bắt buộc, nhà trường phải nhập đầy đủ.

2. Gửi báo cáo cơ sở vật chất trường học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường tổng hợp dữ liệu báo cáo về cơ sở vật chất cũng như kết quả đánh giá mức độ chuẩn của các hạng mục công trình và gửi báo cáo lên đơn vị cấp trên.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phân hệ Quản lý cơ sở vật chất, kích chọn mục 1. Cơ sở vật chất/ 1.2. Gửi báo cáo cơ sở vật chất trường học.

Bước 2: Kích chọn lần lượt từng loại báo cáo và kích nút [Lấy dữ liệu] để hệ thống tổng hợp dữ liệu đã khai báo tại mục 1.1. Nhập liệu cơ sở vật chất trường học.

Bước 3: Sau khi thực hiện tổng hợp dữ liệu các báo cáo, nhà trường thực hiện gửi báo cáo bằng cách kích chọn menu Gửi báo cáo lên cấp trên và kích nút [Gửi dữ liệu].

Lưu ý: Tại cột Hoàn thành dữ liệu, người dùng có thể biết được đã hoàn thành đầy đủ các mẫu biểu báo cáo hay chưa.

Sau khi báo cáo gửi đi thành công, hệ thống sẽ tự động khóa báo cáo đơn vị, trường hợp cần mở khóa báo cáo người dùng kích nút [Gửi yêu cầu mở khóa] và nhập yêu cầu mở khóa để cán bộ quản lý cấp SGD tiếp nhận yêu cầu và xử lý yêu cầu.