Nghiệp vụ in ấn

1. Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Giáo viên)

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ giáo viên cấu hình và in sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Giáo viên) hoặc nhà trường có thể giao cho quản trị viên hoặc một nhóm nhân viên văn phòng phụ trách in sổ cho giáo viên nhà trường.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.1. In sổ điểm/ 6.1.1. Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Giáo viên).

Bước 2: Cài đặt cấu hình in sổ bao gồm : Thông tin chung, chọn mẫu sổ, chọn cấu hình in, sau đó tích chọn giáo viên muốn in sổ.

Bước 3: Kích nút [Xuất sổ điểm] để xuất file sổ bộ môn

Lưu ý:

• Ở giai đoạn đầu năm/ đầu kỳ 2, người dùng chọn loại sổ là Sổ trắng, sổ in ra chỉ có thông tin về học sinh như: Thứ tự hiển thị, Họ tên học sinh và Ghi chú (nếu có).

• Trước khi xuất sổ, người dùng kích nút [Xem trước] để xem trước dữ liệu.

2. Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học)

2.1. Cấu hình hiển thị học sinh trong sổ theo dõi và đánh giá học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên cấu hình hiển thị hoặc không hiển thị học sinh trong sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học)

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 7.1. Sổ điểm/ 7.1.2. Cấu hình hiển thị học sinh trong sổ theo dõi và đánh giá học sinh

Bước 2: Chọn Khối, chọn Lớp, chọn Học kỳ và tích ô vuông tại cột không hiện học sinh đối với những học sinh không hiển thị trong sổ theo dõi và đánh giá học sinh.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

Lưu ý: Học sinh bị khóa cột Không hiện học sinh là những học sinh nghỉ học, chuyển trường được lấy theo cấu hình mục 1.4 Cấu hình trường, thông tin “Không hiện học sinh đã nghỉ học, chuyển trường”

2.2. Nhập nhận xét của Giám đốc

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ người dùng cập nhật nội dung nhận xét của Giám đốc theo từng tháng trong Sổ theo dõi và đánh giá học sinh.

Hệ thống hỗ trợ 2 các nhập:

Nhập nhận xét cho từng tháng

Nhập nhận xét nhanh cho các tháng

2.2.1. Nhập nhận xét cho từng tháng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích vào danh mục 6. In ấn/ 6.1 In sổ điểm/ 6.1.3 Nhập nhận xét của Giám đốc.

Bước 2: Kích chọn Khối, Lớp cần nhập nhận xét và nhập nội dung nhận xét cho từng tháng

Bước 3 Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

2.2.2. Nhập nhận xét nhanh cho các tháng

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích vào danh mục 6. In ấn/ 6.1 In sổ điểm/ 6.1.3 Nhập nhận xét của Giám đốc.

Bước 2: Nhập nhận xét tại ô [Nội dung nhận xét nhanh cho các tháng sau] đó kích nút [Sao chép nhận xét cho các tháng].

Bước 3: Chọn Khối, Lớp và Tháng sao chép nhận xét sau đó kích nút [Cập nhật] để lưu lại.

Hệ thống hiển thị thông báo:“Xác nhận sao chép dữ liệu cho các tháng?”, kích xác nhận [OK] để cập nhật dữ liệu.

2.3. In sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học)

Chức năng này hỗ trợ giáo viên cấu hình và in sổ theo dõi và đánh giá học sinh lớp phụ trách hoặc nhà trường có thể giao cho quản trị viên hoặc một nhóm nhân viên văn phòng phụ trách in sổ cho giáo viên nhà trường.

2.3.1. Cấu hình in sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học)

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ người dùng thiết lập các thông tin và tùy chọn hiển thị phục vụ việc tổng hợp, theo dõi, in và lưu trữ Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học) trong năm học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích vào danh mục 6. In ấn/ 6.1 In sổ điểm/ 6.1.4. Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học).

Bước 2: Cấu hình các thuộc tính như Thông tin chung, Cấu hình chung, Số dòng dữ liệu trên 1 trang, Chọn trang in, Ký xác nhận của lãnh đạo, Hiển thị danh sách tháng điểm danh phù hợp. Sau đó kích nút [Lưu cấu hình] và lựa chọn thông tin mong muốn.

Lưu ý:

• Cấu hình in loại sổ trắng (dành cho giai đoạn đầu kỳ): Sổ in ra sẽ bao gồm trang bìa và chỉ có thông tin học sinh.

- Cấu hình nơi sinh hỗ trợ nhà trường cấu hình nơi sinh theo danh mục Tỉnh hoặc nơi sinh chi tiết tùy thuộc vào nhu cầu của nhà trường hoặc quy định của SGD.

• Số dòng dữ liệu trên 1 trang (chỉ áp dụng cho các trang: điểm danh, điểm môn học, tổng hợp học kỳ/ cả năm): Bỏ tích “Là số học sinh trong lớp” và nhập số dòng dữ liệu theo nhu cầu của nhà trường

2.3.2 In sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học)

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ người dùng in Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học) trong năm học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích vào danh mục 6. In ấn/ 6.1 In sổ điểm/ 6.1.4 Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Lớp học).

Bước 2: Chọn [Xuất sổ điểm].

Lưu ý:

Trước khi in, người dùng cần kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu để bảo đảm nội dung sổ được tổng hợp đúng dữ liệu tại chức năng [Xem trước] và [Kiểm tra dữ liệu].

3. Sổ đăng bộ.

3.1. Quản lý số sổ đăng bộ.

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường cập nhật số sổ đăng bộ cho học sinh để in sổ đăng bộ và học bạ.

Hệ thống hỗ trợ 3 cách cập nhật số sổ đăng bộ

• Cách 1: Nhập trực tiếp từng học sinh
• Cách 2: Nhập từ Excel
• Cách 3: Cấu hình số tự động

3.1.1. Cập nhật số sổ đăng bộ trực tiếp

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.3. In sổ đăng bộ/ 6.3.1. In sổ đăng bộ

Bước 2: Chọn Khối, Lớp và các tiêu chí hiển thị.

Bước 3 : Nhập tiền tố, số thứ tự và hậu tố sổ đăng bộ

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại số sổ đăng bộ

3.1.2. Cập nhật số sổ đăng bộ từ Excel

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.3. In sổ đăng bộ/ 6.3.1. In sổ đăng bộ

Bước 2: Kích chọn nút [Nhập từ Excel] sau đó chọn khối, lớp và thực hiện Tải file Excel mẫu về máy

Bước 3 : Nhập đầy đủ thông tin vào file Excel

Bước 4: Quay lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp] chọn đến file Excel vừa nhập. Kích nút [Tải lên] và kích [Cập nhật] để lưu lại thông tin.

Hệ thống hiển thị thông báo:**"**Bạn có chắc chắn muốn cập nhật lại dữ liệu?". Kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi

3.1.3. Cấu hình số sổ đăng bộ tự động

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.3. In sổ đăng bộ/ 6.3.1. In sổ đăng bộ

Bước 2: Kích chọn nút [Cấu hình số tự động] sau đó thực hiện cấu hình theo mong muốn của trường.

Bước 3: Kích nút [Lưu và sinh số sổ đăng bộ] để hệ thống sinh số sổ đăng bộ

3.2. In sổ đăng bộ.

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường in sổ đăng bộ theo đúng mẫu của Bộ GD&ĐT ban hành.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.3. In sổ đăng bộ/ 6.3.1. In sổ đăng bộ

Bước 2: Chọn khối, lớp, kiểu xuất file và các thông tin hiển thị trong sổ

Bước 3: Kích nút [Xuất sổ đăng bộ] và lựa chọn Bìa sổ hoặc Sổ đăng bộ

4. In học bạ.

4.1. Nhập kết quả Nghề phổ thông

Mô tả: Chức năng này hỗ quản trị viên nhập kết quả nghề phổ thông (nếu có).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.5. In học bạ/6.5.1. Nhập kết quả Nghề phổ thông.

Bước 2: Chọn Lớp, chọn khối, nhập chứng chỉ nghề phổ thông và loại chứng chỉ nghề phổ thông.

Bước 3: Kích nút Cập nhật để lưu thông tin.

4.2. Nhập nhận xét giáo viên chủ nhiệm

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ giáo viên chủ nhiệm nhập nhận xét, đánh giá quá trình học tập rèn luyện cho học sinh lớp mình chủ nhiệm phục vụ cho việc in học bạ. Nội dung này sẽ được sử dụng để hiển thị trên học bạ của học sinh, vì vậy cần rà soát kỹ về nội dung, chính tả và bảo đảm nhận xét phù hợp với kết quả học tập, rèn luyện thực tế của từng học sinh.

Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập điểm:

Cách 1: Nhập nhận xét trực tiếp.

Cách 2: Nhập nhận xét từ file Excel.

4.2.1. Nhập nhận xét trực tiếp

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.4. Đánh giá kết quả học tập/ 3.4.3. Nhập nhận xét in học bạ của giáo viên

Bước 2: Nhập nội dung nhận xét tại cột [Nhận xét của GVCN].

Bước 3: Kích [Cập nhật] để hoàn thành.

4.2.2. Nhập nhận xét từ Excel

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.4. Đánh giá kết quả học tập/ 3.4.3. Nhập nhận xét in học bạ của giáo viên

Bước 2: Kích nút [Nhập nhận xét của GVCN] và Tái file mẫu về máy.

Bước 3: Nhập nhận xét trên file Excel và thực hiện cập nhật lên phần mềm.

Bước 4: Kích [Chọn tệp] trên máy tính và chọn [Tải lên], chọn nút [Cập nhật].

Hệ thống hiển thị thông báo:**"**Bạn có chắc chắn muốn cập nhật lại dữ liệu?". Kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Thành công, giáo viên mở lại mục 3.4.3. Nhập nhận xét in học bạ của GVCN để xem lại kết quả.
• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, giáo viên kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

4.3. Nhập phê duyệt Giám đốc

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Giám đốc Trung tâm kiểm tra nhận xét của GVCN và nhập phê duyệt, nhận xét để in học bạ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.5. In học bạ/6.5. Nhập phê duyệt Giám đốc

Bước 2: Nhập nội dung nhận xét tại cột [Phê duyệt của Giám đốc].

Bước 3: Kích [Cập nhật] để hoàn thành.

Lưu ý:

• Nhà trường có thể xuất file phê duyệt của Giám đốc để phục vụ nhu cầu quản lý của nhà trường tại nút [Xuất Excel]
• Hệ thống hỗ trợ CBQL nhập nhanh phê duyệt bằng cách kích vào mũi tên bên cạnh cột Phê duyệt của Giám đốc

4.4. In học bạ

4.4.1. Cấu hình học bạ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ đơn vị thiết lập các thông tin và quy tắc hiển thị chung trên học bạ của học sinh, bao gồm địa danh in học bạ, ngày ghi học bạ, ngày ký học bạ, tên/chức danh người ký, thông tin khen thưởng, cách hiển thị nhận xét, nơi sinh, quê quán và các nội dung liên quan.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dụcGDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.6. In học bạ/ 6.6.3 In học bạ chọn tab [Cấu hình in ấn].

Bước 2: Chọn Khối/Lớp và thực hiện cấu hình các thông tin bao gồm:

• Địa danh in học bạ: tên địa phương được hiển thị trên học bạ
• Ngày ghi học bạ/ngày ký học bạ : Hỗ trợ đơn vị cấu hình thời gian in và ký học bạ
• Tên chữ ký học bạ: Hỗ trợ đơn vị cấu hình cán bộ quản lý in và ký học bạ
• Khen thưởng đặc biệt khác: Hỗ trợ đơn vị cấu hình khen thưởng danh hiệu hoặc khen thưởng đặc biệt khác
• Nhận xét trang Điểm, kết quả học tập: Hỗ trợ đơn vị cấu hình nhận xét ghi học bạ hoặc họ tên giáo viên bộ môn.
• Nơi sinh/ Quê quán: Hỗ trợ đơn vị cấu hình thông tin nơi sinh/quê quán theo danh mục Tỉnh (mới/cũ), nơi sinh chi tiết….

Bước 3: Chọn [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ Cấu hình toàn trường/khối. Nhà trường kích [Cấu hình toàn trường/khối], cấu hình các dữ liệu và kích [Thực hiện] để lưu dữ liệu.

4.4.2. In học bạ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ đơn vị thực hiện tạo và in học bạ của học sinh trên cơ sở các thông tin đã được cập nhật và hoàn thiện trên hệ thống, bao gồm thông tin cá nhân, kết quả học tập, rèn luyện, nhận xét, khen thưởng, phê duyệt và các thông tin xác nhận liên quan.

Vì vậy, trước khi in học bạ, đơn vị cần bảo đảm các dữ liệu liên quan đã được cập nhật đầy đủ, chính xác và thống nhất. Học bạ sau khi in là căn cứ phục vụ công tác, ký duyệt, lưu trữ và quản lý hồ sơ học sinh theo quy định.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.6. In học bạ/ 6.6.3 In học bạ.

Bước 2: Tại tab [In học bạ], chọn Khối, Lớp, Kiểu in PDF, Nhóm trang in, Loại học bạ Tùy chọn trang in

• Cấu hình Tùy chọn trang in : hỗ trợ nhà trường chọn trang in Bìa; Hướng dẫn sử dụng; Thông tin học sinh hoặc Điểm, kết quả học tập; Kết quả xếp loại.
• Cấu hình Kiểu xuất file: hỗ trợ nhà trường chọn kiểu in File PDF hoặc file Excel
• Cấu hình Nhóm trang in: hỗ trợ nhà trường chọn kiểu in theo từng học sinh hoặc file theo nhóm học sinh.
• Cấu hình Loại học bạ: hỗ trợ nhà trường cấu hình in học bạ có dữ liệu; học bạ trắng; có dữ liệu, ảnh chữ ký
• Cấu hình Hiển thị tên môn/Mức đánh giá môn Nhận xét: hỗ trợ nhà trường chọn kiểu Hiển thị tên môn/Mức đánh giá môn Nhận xét Ghi tắt hoặc Ghi đầy đủ.

Bước 3: Tích chọn học sinh và kích nút [Xuất học bạ] để thực hiện in học bạ.

Lưu ý: Chức năng Xem trước học bạ giúp đơn vị kiểm tra toàn bộ nội dung và hình thức hiển thị của học bạ trước khi thực hiện in hoặc ký chính thức. Cần rà soát kỹ các thông tin như thông tin học sinh, kết quả học tập và rèn luyện, nhận xét, khen thưởng, nội dung phê duyệt, ngày ghi/ký học bạ, người ký, địa danh và bố cục hiển thị.

5. Các loại sổ tham khảo

5.1. Phiếu điểm học sinh

Mô tả: Chức năng cho phép nhà trường tạo và in giấy mời phụ huynh học sinh theo từng lớp hoặc từng học sinh, phục vụ các buổi họp, trao đổi và làm việc với phụ huynh.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.2. Phiếu điểm học sinh (Tham khảo)/ 6.2.2 Phiếu điểm học kỳ

Bước 2: Chọn khối, lớp, học kỳ và tích chọn học sinh cần in và cấu hình các thông tin hiển thị

Bước 3: Tích chọn học sinh và kích nút [Xuất PDF] hoặc [Xuất PDF].

5.2. In giấy mời phụ huynh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường in bảng điểm của từng học sinh theo học kỳ và cả năm. Bảng tổng kết này có thể dùng để phát cho học sinh hoặc cha mẹ học sinh vào cuối học kỳ và cuối năm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.7. In giấy mời phụ huynh (Tham khảo).

Bước 2: Chọn khối cần in và nhập những thông tin có trong giấy mời

Bước 3: Chọn In giấy mời theo Excel hoặc PDF

5.3. In thẻ học sinh (Tham khảo)

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường in thẻ học sinh. Dữ liệu thẻ được xuất theo từng lớp, giúp nhà trường thuận tiện trong việc quản lý, in ấn và cấp phát thẻ cho học sinh.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 6. In ấn/ 6.8. In thẻ học sinh (Tham khảo).

Bước 2: Chọn khối, lớp, tùy chọn in, ....

Bước 3: Kích nút [In thẻ học sinh] để in thẻ

5.4. In giấy khen

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường tạo và in giấy khen cho học sinh theo các danh hiệu, thành tích và tiêu chí khen thưởng đã được thiết lập.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Cấu hình mẫu giấy khen: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX kích vào danh mục 6. In ấn/ 6.9. Giấy khen (Tham khảo)/6.9.1 Cấu hình mẫu giấy khen, kích chọn [Thêm mới] để tạo và cấu hình mẫu mới và kích [Lưu mẫu] để lưu lại.

Bước 2: Tạo số sổ khen thưởng: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX , kích chọn mục 6. In ấn/ 6.9. Giấy khen (Tham khảo)/6.9.2. Số sổ khen thưởng, chọn Khối, Lớp, Danh hiệu, học sinh, nhập thông tin số khen thưởng, hậu tố và kích chọn**[Lưu số khen thưởng]**

• Để cấu hình tự động, đơn vị kích Cấu hình số sổ khen thưởng tự động và nhập đầy đủ các thông tin.

Lưu ý: Các trường thông tin màu đỏ (*) là các trường thông tin bắt buộc, quản trị viên phải nhập đầy đủ.

- Để xóa số sổ khen thưởng, đơn tích ô vuông trắng trước tên học sinh cần sửa và tích nút [Xóa số sổ khen thưởng].

Bước 3: In giấy khen: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX kích chọn mục 6. In ấn/ 6.9. Giấy khen (Tham khảo)/6.9.3. In giấy khen, chọn Khối, chọn Lớp; Danh hiệu; Mẫu giấy khen cần in. chọn học sinh cần in và kích nút In giấy khen

Nút Cấu hình in ấn : Hỗ trợ đơn vị cài đặt cấu hình in giấy khen.