1. Thiết lập cấu hình trường

1.1. Quản lý hồ sơ trường

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường cập nhật đầy đủ thông tin của nhà trường và cập nhật thông tin các điểm trường phụ (nếu có).

Hệ thống đã cập nhật những thông tin cơ bản cho từng đơn vị nhà trường. Mỗi trường phải kiểm tra lại thông tin của trường, nhập và lựa chọn bổ sung thêm các thông tin như: Mã định danh điện tử, mã số thuế, thông tin của Giám Đốc, SĐT, số Fax, website, …lựa chọn thông tin tương ứng về khu vực, chính sách vùng,… và các thông tin khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường.

Bước 2: Cập nhật thông tin Hồ sơ trường.

*** Thông tin chung

• Định danh trường học

• Tên trường: Kiểm tra tên trường phải khớp với tên được ghi trên giấy quyết định thành lập trường.

• Mã định danh tổ chức: Nhập mã định danh tổ chức theo Nghị định 69 (kích nút Xem HD để tham khảo hướng dẫn lấy mã định danh tổ chức theo Nghị định 69)

• Mã định danh điện tử: Nhập mã định danh theo Quyết định 20

• Mã số thuế: Nhập mã số thuế của đơn vị (không quá 20 ký tự)

• Loại hình: Kiểm tra loại hình của trường chính xác. Ví dụ trường công lập thì sẽ chọn loại hình là Công lập.

  • Ban giám hiệu & Liên hệ

Giám đốc và Điện thoại Giám đốc: Thông tin này lấy dữ liệu từ hồ sơ chi tiết của nhân sự (lấy thông tin nhân sự có vị trí việc làm là CBQL với nhóm chức vụ là Giám đóc tại mục 3. Hồ sơ đội ngũ/ 3.1. Hồ sơ đội ngũ/ 3.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ)

• Điện thoại: Nhập số điện thoại của nhà trường.

• Email: Nhập thông tin email nhà trường hợp lệ. Thông tin email này liên quan đến việc cung cấp tài khoản và mật khẩu, vì vậy cần phải khai báo chính xác.

• Website: Nhập thông tin website của nhà trường.

  • Địa chỉ & Vị trí địa lý

• Phường, xã: Chọn phường, xã theo vị trí của trường.

• Địa chỉ: Nhập địa chỉ chi tiết của trường

• Kinh tuyến, vĩ tuyến: Nhập tọa độ vị trí đơn vị trường

• Chính sách vùng: Chọn chính sách vùng của trường (nếu có).

• Khu vực: Chọn khu vực của trường.

• Xã ĐBKK Vùng ngang, ven biển, hải đảo, Vùng đồng bào DTTS và miền núi (Teo quy định hiện hành): Do Sở giáo dục khai báo.

  • Quy mô & Thành lập

• Diện tích đất, diện tích xây dựng: Nhập thông tin diện tích đất thuộc đơn vị.

• Năm thành lập, Số quyết định thành lập: Nhập theo giấy quyết định thành lập trường.

• Đạt mức chất lượng tối thiểu, Có chi bộ Đảng, Có học sinh nội trú: Tích chọn nếu trường thông tin.

• Trường quốc tế: Do cấp quản lý khai báo.

***Cách thức lấy thông tin Tọa độ

Cách 1: Lấy tọa độ từ Google maps

Bước 1: Truy cập vào trang: http://google.com/maps, Nhập tên đơn vị vào ô tìm kiếm và nhấp tìm.

Bước 2: Sau khi địa chỉ đã hiện đúng trên bản đồ, nhấp chột phải vào vị trí sẽ hiển thị thông tin tọa độ, nhấn chuột vào sẽ tự động copy tọa độ.

Cách 2: Đối với trường hợp không tìm thấy tên trường, nhà trường thực hiện tìm trên My location/Hiển thị vị trí của bạn.

Cách 3: Đối với trường hợp không tim thấy tên trường cũng như máy tính không hỗ trợ việc lấy vị trí hiện tại, thì thực hiện tìm Ủy ban nhân dân xã/phường sau đó tìm vị trí trường trên bản đồ và nhấn chuột phải lấy tọa độ như hướng dẫn cách 1.

*** Thông tin kết nối Internet

Chọn tab II. Thông tin kết nối Internet, Nhập đầy đủ thông tin kết nối Internet bao gồm: Có Internet, Loại kết nối, tốc độ internet, chất lượng tải lên, chất lượng tải xuống... Các chỉ số tiêu chí được căn cứ trên hợp đồng kết nối Internet với nhà mạng.

*** Thông tin kết nối hạ tầng, ứng dụng CNTT dạy và học trực tuyến

Chọn tab III. Thông tin kết nối hạ tầng, ứng dụng CNTT dạy và học trực tuyến, Nhập đầy đủ thông tin về kết nối hạ tầng, ứng dụng CNTT dạy và học trực tuyến bao gồm: số lượng phòng máy tính, số lượng máy tính, số lượng thiết bị hỗ trợ học sinh khuyết tật, số lượng giáo viên thành thạo công nghệ cho việc giảng dạy…

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

1.2. Quản lý phân hiệu – điểm trường

1.2.1 Quản lý phân hiệu

1.2.2. Quản lý điểm trường

Mô tả: Chức năng hỗ đơn vị trường cập nhật thông tin các điểm trường phụ (nếu có).

1.2.2.1. Khai báo thông tin điểm trường

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường

Bước 2: Chọn đến tab VI. Điểm trường phụ và kích nút [Thêm mới điểm trường]

Bước 3: Nhập thông tin chi tiết cho điểm trường gồm thông tin điểm trường, kết nối và thông số đường truyền.

• Thông tin điểm trường phụ

• Mã điểm trường: Nhập mã điểm trường viết liền không dấu (Do đơn vị quy ước để quản lý).

• Tên điểm trường: Nhập đầy đủ tên điểm trường phụ.

• Khoảng cách đến điểm trường chính: Nhập số khoảng cách tính từ điểm trường chính đến điểm trường phụ (đơn vị tính là Km).

• Địa chỉ: Nhập đầy đủ thông tin địa chỉ điểm trường phụ.

• Phường, xã: Chọn phường, xã theo vị trí của trường.

• Điện thoại: Nhập số điện thoại của điểm trường phụ.

• Phương tiện có thể đi lại: Liệt kê các phương tiện có thể đi lại.

• Kinh tuyến, vĩ tuyến: Nhập thông tin kinh tuyến, vĩ tuyến của điểm trường phụ.

  • Kết nối & Thông số đường truyền

Nhập đầy đủ thông tin kết nối Internet bao gồm: Có Internet, Loại kết nối, tốc độ internet, chất lượng tải lên, chất lượng tải xuống... Các chỉ số tiêu chí được căn cứ trên hợp đồng kết nối Internet với nhà mạng.

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

1.2.2.2. Sửa thông tin điểm trường

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường

Bước 2: Chọn đến tab VI. Điểm trường phụ và kích vào biểu tượng cây bút trước thông tin điểm trường cần sửa

Bước 3: Sửa thông tin điểm trường

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

1.2.2.3. Xóa thông tin điểm trường

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường

Bước 2: Chọn đến tab VI. Điểm trường phụ và tích vào ô vuông trước thông tin điểm trường cần xóa

Bước 3: Kích nút [Xóa điểm trường]

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo “Bạn có muốn xóa điểm trường này không” , kích [OK] để xác nhận xóa;

Lưu ý: Để xóa điểm trường cần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Không có lớp học nào thuộc điểm trường cần xóa. Nếu có thì quản trị viên phải sửa lại lớp học tại mục 2. Lớp học/ 2.1. Hồ sơ lớp học/2.1.1. Quản lý hồ sơ lớp học.

+ Nếu trường đã lấy báo cáo số liệu thì phải xóa số liệu, sau đó xóa điểm trường và thực hiện lấy lại số liệu báo cáo.

1.2. Thiết lập thời gian học kỳ - năm học, nhập liệu dùng chung.

Mô tả: Chức năng hỗ trợ quản trị viên cấu hình trường cấu hình tháng bắt đầu/ kết thúc của mỗi học kỳ, và cho phép cài đặt hiển thị nhập liệu

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 1. Trường học/ 1.4. Cấu hình trường.

Bước 2: Cài đặt thời gian đầu kỳ, cuối kỳ I, thời gian đầu kỳ, cuối kỳ II.

Bước 3: Cài đặt nhập liệu, cấu hình in ấn và cách tính KQHT, KQRL

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

Lưu ý:

• Đối với đơn vị trường có lớp học lựa chọn theo thông tư số  43/2021/TT-BGDĐT và thông tư số 13/2022/TT-BGDĐT (áp dụng từ lớp 10 năm học 2022-2023), nhà trường cần thực hiện chọn thông tin Trường có lớp học lựa chọn theo danh mục Tổ chức theo học sinh đăng ký.

• Đối với đơn vị trường có lớp học tự chọn theo số 43/2021/TT-BGDĐT (Đối với TT GDTX). Nhà trường cần thực hiện chọn thông tin Trường có lớp học tự chọn theo danh mục Tổ chức theo học sinh đăng ký.

• Đối với đơn vị trường có lớp học chuyên đề theo thông tư số 43/2021/TT-BGDĐT Nhà trường cần thực hiện chọn thông tin Trường có lớp học chuyên đề theo danh mục Tổ chức theo học sinh đăng ký.
• Tính toán KQHT cho môn hoạt động trải nghiệm, hướng nghiệm (HĐTN): Áp dụng theo công văn số 4028/BGDĐT-GDTX

2. Thiết lập hồ sơ lớp – Môn học

2.1. Quản lý hồ sơ lớp học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên khai báo và quản lý danh sách lớp học của năm học hiện tại. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ lớp:

- Cách 1: Nhập trực tiếp hồ sơ lớp học vào phần mềm.

- Cách 2: Nhập hồ sơ lớp học từ file Excel.

2.1.1. Khai báo hồ sơ lớp học trực tiếp

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhập trực tiếp từng lớp học vào phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 2. Hồ sơ lớp/ 2.1. Hồ sơ lớp học/ 2.1.1. Quản lý hồ sơ lớp học.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới].

Bước 3: Giao diện hồ sơ chi tiết hiển thị, quản trị viên chọn và nhập thông tin lớp

• Loại lớp: Chọn đúng loại lớp là Bổ túc GDTX, Bổ túc THCS hay Phổ cập giáo dục tiểu học.

• Khối: Chọn khối cần thêm mới lớp học.

• Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường.

Lưu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “10A1” thay vì “Lớp 10A1”

• Thứ tự: Nhập số thứ tự các lớp từ 1 cho đến hết các lớp học trong trường.

• Hình thức học tập: Chọn đúng loại hình thức học tập.

• Đào tạo, bồi dưỡng: Chọn đúng loại chương trình đào tạo, bồi dưỡng đã được khai báo sẵn.

• Tích chọn thông tin Bán trú nếu có.

Bước 4: Kích nút [Lưu] để hoàn tất.

• Để sửa hồ sơ lơp học nào, quản trị viên kích vào biểu tượng cây bút trước tên lớp đó, sửa thông tin và kích nút [Lưu] để lưu lại dữ liệu.

• Để xóa hồ sơ lớp, quản trị viên kích vào ô vuông trước tên lớp học cần xóa và kích nút [Xóa lớp]

• Đối với lớp học chưa các học sinh nghỉ học/chuyển đi, quản trị viên thực hiện giải thể lớp học.

2.1.2. Khai báo hồ sơ lớp học từ Excel

Mô tả: Chức năng này cho phép quản trị viên nhập nhanh danh sách lớp học từ file Excel vào hệ thống.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 2. Hồ sơ lớp / 2.1. Hồ sơ lớp học/ 2.1.2. Nhập lớp học từ Excel

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu] để tải file Excel mẫu hệ thống về máy tính.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin trên file Excel.

Trên file mẫu Excel, gồm đầy đủ các trường thông tin liên quan đến lớp học. Nhập đầy đủ thông tin lớp học vào file Excel, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập).

• Mã loại lớp: Nhập mã loại theo quy định của phần mềm. Ví dụ: Bổ túc THCS.

• Mã lớp: Nhập mã lớp viết liền không dấu. Để tiện theo dõi, nên đặt mã lớp trùng với tên lớp.

• Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường.

Lưu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “10A1” thay vì “Lớp 10A1”

• Hình thức học tập: Nhập loại hình thức học tập. Ví dụ Vừa làm vừa học…

• Đào tạo bồi dưỡng, Hướng nghiệp dạy nghề: Nhập theo danh mục hệ thống đã quy định sẵn

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin lớp học và không có sự trùng lặp giữa các lớp học

Bước 4: Quay trở lại phần mềm kích nút [Chọn tệp], Chọn đến file Excel mẫu đã nhập dữ liệu.

Bước 5: Kích nút [Tải lên] và kích nút [Cập nhật]. Hệ thống thông báo: ‘‘Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu“, kích [Ok] để xác nhận đồng ý.

Tải thành công file Excel lớp học, người dùng vào lại mục 2.1.1. Quản lý hồ sơ lớp học để kiểm tra dữ liệu.

Lưu ý: Đối với trường hợp hệ thống báo lỗi khi cập nhật lớp học từ Excel, ví dụ hình ảnh báo lỗi:

Quản trị viên kích vào nút [Bảng kết quả nhập liệu] để tải file Excel báo chi tiết nội dung lỗi.

2.2. Xếp môn học cho lớp

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên xếp môn học cho lớp trên phần mềm theo từng học kỳ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 2. Hồ sơ lớp/ 2.5. Xếp môn học cho lớp.

Bước 2: Chọn lại lớp, khối, tích chọn môn học cần xếp và kích nút [Cập nhật] để hoàn thành xếp môn học cho lớp.

2.3. Kiểm tra thuộc tính môn học

Mô tả: Chức năng này cho phép quản trị viên quản lý chi tiết về hình thức đánh giá, số cột điểm các môn học được xếp cho từng lớp và các môn tham gia tính tổng kết trên phần mềm. Để thay số đầu điểm đánh giá thường xuyên và lựa chọn có tham gia tính tổng kết người dùng kích vào biểu tượng cây bút trước tên môn học để thay đổi các thông tin chi tiết.

- Mỗi khối nhà trường chỉ cần thao tác chỉnh sửa thuộc tính cho một lớp, sau đó thực hiện chức năng Sao chép thuộc tính môn để sao chép cho các lớp còn lại có thuộc tính tương tự.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 2. Hồ sơ lớp/ 2.6 Thuộc tính môn học.

Bước 2: Chọn Loại lớp, Khối và lớp cần thao tác.

Bước 3: Kích chọn biểu tượng trước tên môn học.

Bước 4: Chỉnh sửa dữ liệu cần thay đổi và kích nút [Lưu] để lưu lại dữ liệu.

Lưu ý: Với môn học chuyên đề, cột điểm chuyên đề phải nằm trong số lượng điểm được khai báo trong Số điểm đánh giá thường xuyên.

Để sao chép thuộc tính môn cho các lớp còn lại trong khối, nhà trường thực hiện như sau:

Bước 1: Kích nút [Sao chép thuộc tính môn]

Bước 2: Kích chọn thông tin Khối, lớp nguồn, lớp đích

Bước 3: Kích nút [Sao chép thuộc tính môn] hoặc [Sao chép thuộc tính môn chuyên đề]

3. Thiết lập học sinh

3.1. Quản lý hồ sơ học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường cập nhật và quản lý hồ sơ học sinh toàn trường. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ học sinh

- Cách 1: Nhập trực tiếp từng học sinh.

- Cách 2: Nhập danh sách học sinh từ file Excel.

3.1.1. Nhập hồ sơ học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường cập nhật và quản lý hồ sơ học sinh toàn trường. Mục này bao gồm các nội dung: Thêm mới, sửa, xóa hồ sơ học sinh.

a, Thêm mới học sinh:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.1. Nhập hồ sơ học sinh.

Bước 2: Chọn khối, lớp và kích nút [Thêm mới].

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin của học sinh theo các nhóm thông tin.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để hoàn thành hoặc [Ghi và thêm] để lưu dữ liệu và khai báo thêm học sinh khác.

Thông tin cơ bản:

• Các thông tin có [...] màu đỏ là những thông tin bắt buộc, yêu cầu người dùng phải nhập đầy đủ. Nếu thiếu một trong các thông tin bắt buộc phần mềm sẽ không lưu được.

- Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh.

- Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh. Lưu ý ngày, tháng định dạng bắt buộc là 2 số, năm sinh 4 số.

- Giới tính: Chọn một trong hai giá trị Nam hay Nữ.

- Trạng thái học sinh: Mặc định là Đang học, nhà trường có thể chọn lại trạng thái đối với những học sinh đã nghỉ học hoặc chuyển trường… Riêng học sinh có trạng thái thôi học thì cần chọn lý do thôi học.

- Với học sinh có trạng thái: Chuyển đến học kỳ 1, chuyển đến học kỳ 2, chuyển đi kỳ 1, chuyển đi kỳ 2, nhà trường cần bổ sung đầy đủ các thông tin Ngày chuyển đến/chuyển đi.

• Dân tộc/Quốc tịch/Tôn giáo: Nhập thông tin dân tộc, quốc tịch, tôn giáo cho học viên
• CMND/CCCD: Nhập theo giấy chứng minh nhân dân được cấp gần nhất (hoặc thẻ căn cước nếu có).
• Ngày cấp, nơi cấp: Nhập ngày cấp, nơi cấp giấy chứng minh nhân dân được cấp gần nhất
• Số định danh cá nhân: Nhập số định danh cá nhân của học sinh
• Điện thoại liên hệ: Nhập số điện thoại liên hệ của gia đình học sinh.
• Thứ tự: Đây là số thứ tự hiển thị trên danh sách lớp của học viên.
• Nơi thường trú, Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã, địa chỉ. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố thì Phường/Xã thuộc Tỉnh sẽ hiển thị tương ứng.
• Thông tin khác: Nhập thông tin nơi sinh theo Tỉnh/Thành phố, nơi sinh chi tiết theo giấy khai sinh và chi tiết nơi ở hiện nay

Thông tin cá nhân: Nhập các thông tin về khu vực, Loại khuyết tật, đối tượng chính sách, … nếu có.

• Đối với học sinh thuộc đối tượng chính sách thì sẽ hiển thị thêm thông tin chế độ chính sách như được miễn học phí, giảm học phí,... Nếu học sinh được hưởng các chế độ chính sách này thì nhà trường tích vào.

Thông tin liên hệ, gia đình: Nhập các thông tin về Họ tên cha, mẹ, nghề nghiệp, năm sinh hoặc thông tin người đỡ đầu.

Lưu ý: Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập.

Thông tin cứ trú cũ: Nhập các thông tin về nơi thường trú, thông tin quê quán, nơi sinh theo địa chỉ trước ngày 01/07/2025 tại nút chức năng [Cập nhật địa danh]

Sau khi cập nhật địa danh cũ học sinh, kích nút [Cập nhật].

• Để sửa thông tin học sinh QTV kích biểu tượng cây bút tương ứng với học sinh cần sửa.
• Để xóa thông tin học sinh, QTV tích ô vuông trắng trước tên học sinh và tích nút [Xóa học sinh].

3.1.2. Nhập hồ sơ học sinh từ Excel

Mô tả: Chức năng nhập danh sách học sinh từ file Excel hỗ trợ nhà trường nhập nhanh danh sách học sinh từ file Excel lên phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.2. Nhập hồ sơ học sinh từ Excel.

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu] để tải file Excel mẫu về máy.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin học sinh của các lớp vào các cột trên file Excel, đặc biệt các cột có màu đỏ là những thông tin bắt buộc phải nhập.

Trên file mẫu Excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến học sinh, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu.

• Nhập đầy đủ thông tin đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập).
• Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái học sinh, Lý do thôi học, Dân tộc, Quốc tịch, Tỉnh, Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI, LD_THOI_HOC, DAN_TOC, TINH).
• Phông chữ: Times new Roman, của bảng Unicode dựng sẵn….

• Cột Mã lớp: Nhập chính xác mã lớp như đã khai báo tại mục 2.1. Hồ sơ lớp học.

• Mã học sinh: Bỏ trống. Khi tải thành công danh sách học sinh, hệ thống tự động sinh mã học sinh.

• Ngày sinh: nhập theo định dạng ngày tháng năm, yêu cầu ngày 2 chữ số, tháng 2 chữ số, năm 4 chữ số. Ví dụ 02/03/2007.

• Giới tính: Nhập chính xác theo danh mục đã hướng dẫn tại sheet GIOI_TINH.

Nếu nhập giá trị ngoài danh mục, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu nhập lại.

• Cột Lý do thôi học nhập nếu trạng thái học sinh là thôi học.

• Cột Ngày nhập thái nhập thời gian học sinh chuyển đến, chuyển đi, thôi học

• Thông tin tỉnh, huyện, xã nhập theo hộ khẩu của học sinh.

• Các thông tin về hỗ trợ chính sách như miễn học phí, giảm học phí tích “x” nếu có.

• Nhập các thông tin về: Họ tên cha, mẹ, nghề nghiệp, năm sinh hoặc thông tin người đỡ đầu.

Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập.

• Danh sách học sinh này có thể là danh sách học sinh của một lớp, có thể là danh sách học sinh của toàn trường tùy thuộc vào việc cập nhật dữ liệu trên Excel của nhà trường.

• Nhập xong thông tin trên Excel, kích lưu dữ liệu.

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin học sinh và không có sự trùng lặp giữa các học sinh.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, Kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên].

Tải và đồng bộ File Excel lên phần mềm:

Bước 5: Kích nút [Cập nhật], hệ thống thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu”. Kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Thành công, nhà trường mở lại mục 3.1.1. Hồ sơ học sinh để xem danh sách.
• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

3.1.3. Sắp xếp học sinh Alphabet

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường sắp xếp học sinh theo thứ tự hiển thị của các học sinh trong lớp.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/3.1.3. Sắp xếp học sinh (Alphabet).

Bước 2: Kích chọn Tiêu chí sắp xếp.

Bước 3: Kích nút [Sắp xếp Alphabet theo lớp chọn] hoặc [Sắp xếp Alphabet tất cả các lớp] để thực hiện việc sắp xếp.

3.2. Quản lý biến động học sinh

3.2.1. Chuyển lớp cho học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên chuyển toàn bộ hồ sơ, kết quả học tập của học sinh sang lớp mới trong cùng khối học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 4.2.1. Chuyển lớp cho học sinh.

Bước 2: Chọn khối/ lớp có học sinh chuyển lớp.

Bước 3: Tại dòng Lớp chuyển sang, tích chọn lớp tương ứng.

Bước 4: Kích [Cập nhật] để hoàn thành.

3.2.2. Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường quản lý trạng thái các học sinh khi đã chuyển đi, chuyển đến, thôi học ở các học kỳ. Cho phép thống kê theo giới tính, dân tộc và trạng thái tương ứng của học sinh.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.2. Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học.

Bước 2: Kích chọn Khối, lớp, trạng thái cần thống kê.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm]. Tại đây hệ thống cho phép [Xuất Excel].

3.2.3. Tiếp nhận, xét duyệt học sinh chuyển đến

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường tiếp nhận và xét duyệt học sinh chuyển đến từ trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4 mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/4.2.3. Tiếp nhận, xét duyệt học sinh chuyển đến.

Bước 2: Chọn Khối và Lớp để tìm kiếm học sinh chuyển đến

Bước 3: Kích biểu tượng cây bút để mở chi tiết hồ sơ học sinh chuyển đến cần tiếp nhận

Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin: Lớp chuyển đến, Ngày chuyển đến, Số quyết định, Ngày quyết định.

Bước 5: Kích nút [Tiếp nhận chuyển đến] để lưu dữ liệu.

3.2.4. Danh sách xét duyệt học sinh chuyển đi

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường quản lý, xét duyệt học sinh chuyển đi.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/3.2.4. Danh sách xét duyệt học sinh chuyển đi.

Bước 2: Chọn Khối và Lớp để tìm kiếm học sinh chuyển đến

Bước 3: Kích biểu tượng cây bút để mở chi tiết hồ sơ học sinh chuyển đi cần xét duyệt.

Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin: Chuyển đến, Chuyển đến Tỉnh/Thành phố, Chuyển đến Phường/Xã, Chuyển đến trường và tích chọn Xác nhận H.sinh chuyển đi

Bước 5: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

3.3. Tìm kiếm hồ sơ học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ học sinh dựa theo một số thông tin như: Họ tên, mã học sinh, đối tượng chính sách, ...

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.4. Tìm kiếm hồ sơ học sinh

Bước 2: Ghi thông tin tìm kiếm vào 1 hoặc các trường dữ liệu tương ứng.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm].

Lưu ý:

- Nút [Xuất PDF], [Xuất Excel] hỗ trợ xuất danh sách học sinh theo dữ liệu tìm kiếm.

- Nút [Cấu hình cột hiển thị] hỗ trợ cấu hình hiển thị thêm các cột thông tin trong hồ sơ học sinh giúp nhà trường dễ dàng tìm kiếm và xuất dữ liệu để lưu trữ.

4. Thiết lập đội ngũ

4.1. Khai báo danh sách đội ngũ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên khai báo, quản lý hồ sơ đội ngũ bao gồm: cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên trong nhà trường. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ nhân sự.

- Cách 1: Nhập trực tiếp từng đội ngũ.

- Cách 2: Nhập danh sách đội ngũ từ file excel.

4.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhập thông tin trực tiếp của từng hồ sơ nhân sự vào hệ thống.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] để thêm hồ sơ nhân sự.

Bước 3: Nhập thông tin của nhân sự bao gồm: Thông tin cá nhân; Vị trí việc làm, TCCD; Phụ cấp; Đào tạo, bồi dưỡng; Đánh giá, phân loại.

Cách nhập các thông tin như sau:

a. Thông tin cá nhân:

Lưu ý: Các thông tin có màu đỏ trong [...] bắt buộc phải nhập.

• Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh.

• Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh.

• Giới tính: Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ.

• Trạng thái CB: Chọn trạng thái cán bộ tương ứng với thông tin nhân sự đang công tác hoặc chuyển trường, hoặc nghỉ hưu. Mặc định là đang làm việc. Đối với nhân sự có trạng thái là chuyển đến, đã chuyển đi, đã điều động, đã nghỉ hưu, đã biệt phái, thôi việc bắt buộc nhập thông tin ngày chuyển đến, chuyển đi, điều động, nghỉ hưu, biệt phái và thôi việc.

• Là tuyển mới: Tích chọn nếu nhân sự là giáo viên tuyển mới.

• CMND/CCCD: Nhập theo giấy chứng minh nhân dân được cấp gần nhất (hoặc thẻ căn cước nếu có).
• Số định danh cá nhận: Tự động cập nhật sau khi xác thực với CSDLQGVDC thành công

• Email: Nhập địa chỉ email, lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất.

• Điện thoại: Nhập số điện loại, lưu ý nhập dữ liệu kiểu số.

• Số sổ BHXH: Nhập theo Số sổ bảo hiểm xã hội chính.

• Dân tộc: Chọn dân tộc theo thông tin ghi trong giấy khai sinh. Mặc định là dân tộc Kinh.
• Tôn giáo: Chọn tôn giáo đang theo. Giá trị mặc định là “Không theo tôn giáo nào”
• Là đoàn viên, là đảng viên: Tích chọn nếu có.
• Số sổ BHXH: Nhập theo Số sổ bảo hiểm xã hội chính.
• Hộ khẩu thường trú, Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã, địa chỉ. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố thì Phường/Xã thuộc Tỉnh sẽ hiển thị tương ứng.

b. Vị trí việc làm, TCCD (Tiểu chuẩn chức danh)

• Vị trí việc làm: Chọn loại vị trí phụ trách của nhân sự

• Biên chế cấp dạy chính: Chọn cấp dạy theo biên chế, quyết định làm việc

• Nhóm chức vụ: Hiển thị theo loại vị trí việc đã chọn trên.

• Hình thức hợp đồng: Chọn loại hình thức hợp đồng đã ký kết với đơn vị công tác có tham gia đóng bảo hiểm
• Ngày tuyển dụng, cơ quan tuyển dụng: Ghi ngày đầu tiên và đơn vị có tham gia đóng bảo hiểm xã hội.
• Nghề nghiệp khi được tuyển dụng: Ghi nghề nghiệp trước khi được tuyển dụng đi làm việc, ví dụ Sinh viên, học sinh, công nhân, kế toán...
• Ngạch/hạng: Căn cứ theo Quyết định lương đang hưởng, chọn tên ngạch trong danh sách.

• Mã số: Hiển thị theo thông tin Ngạch/hạng đã chọn ở trên.

• Nhiệm vụ kiêm nhiệm: Tích chọn nhiệm vụ kiêm nhiệm trong danh sách nếu có.

• Số tiết thực dạy trên tuần: Nhập tổng số tiết giáo viên dạy trên tuần.

• Số tiết kiêm nhiệm trên tuần: Nhập tổng số tiết giáo viên dạy kiêm nhiệm trên tuần

• Các thông tin Đã tập huấn kĩ năng sống, Dạy học sinh khuyết tật học hòa nhập, Dạy 1 buổi/ngày, Dạy 2 buổi/ngày, Chuyên trách đoàn đội: Tích chọn nếu có.
• Giáo viên GD Văn hóa: Chọn giáo viên dạy bổ túc, xóa mù chữ

c. Phụ cấp

• Mức phụ cấp thu hút nghề (%): Nhập % phụ cấp thu hút của cán bộ.

• Mức phụ cấp thâm niên (%): Nhập % phụ cấp thâm niên.

• Mức phụ cấp ưu đãi nghề (%): Nhập % phụ cấp ưu đãi nghề.

• Bậc lương: Chọn bậc lương cán bộ đang được hưởng.

• Mức phụ cấp chức vụ Lãnh đạo (%): Nhập % phụ cấp lãnh đạo được hưởng ( từ 15% đến 70%).
• Diễn biến quá trình lương: Kích [Chi tiết] và khai báo.

d. Đào tạo, bồi dưỡng

• Kết quả bồi dưỡng thường xuyên: Chọn kết quả bồi dưỡng cao nhất trong danh sách hiển thị.
• Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Chọn trình độ chuyên môn cao nhất trong danh sách hiển thị.

• Trình độ lý luận chính trị: Chọn trình độ lý luận cao nhất.

• Trình độ quản lý giáo dục: Chọn trình độ quản lý giáo dục cao nhất.

• Ngoại ngữ: Chọn tên ngoại ngữ chính trong danh sách và trình độ ngoại ngữ tương đương, điểm ngoại ngữ tương ứng với trình độ có điểm. Đối với cán bộ có 2 ngoại ngữ trở lên thì nhập thêm thông tin ngoại ngữ và trình độ vào bảng quá trình.

• Trình độ tin học: Chọn trình độ tin học cao nhất.

• Chuyên ngành chính: Chọn chuyên ngành đào tạo cao nhất.

• Trình độ chính: Chọn trình độ chính cao nhất.

• Quá trình Đào tạo, Bồi dưỡng: Kích [Chi tiết] và khai báo.

e. Đánh giá, phân loại

• Đánh giá viên chức/công chức: Chọn mức độ đánh giá viên chức/công chức.

• Giáo viên dạy giỏi: Chọn cấp cao nhất và của năm hiện tại.

• Danh hiệu phong tặng: Nhập nội dung danh hiệu…

• Khen thưởng, Quan hệ gia đình, Quá trình công tác, Kỷ luật, Quan hệ vợ chồng, Đánh giá chuẩn NN CBQL/GV: Kích [Chi tiết] và khai báo.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để lưu lại hoặc [Ghi và thêm] để lưu và khai báo thêm nhân sự khác

*** Hướng dẫn Sửa và Xóa nhân sự:

• Để sửa thông tin nhân sự, kích biểu tượng (cây bút) tương ứng với nhân sự cần sửa và sửa thông tin chưa chính xác.
• Để xóa hồ sơ nhân sự: Tích chọn ô vuông trước thông tin nhân sự và kích nút [Xóa giáo viên].

Lưu ý:

• Nhà trường chỉ xóa hồ sơ nhân sự khai báo thừa.
• Đối với nhân sự chuyển đi, nghỉ hưu, thôi việc nhà trường chỉnh sửa hồ sơ nhân sự và chọn trạng thái tương ứng, không xóa hồ sơ những nhân sự này.

4.1.2. Quản lý nhân sự phân hiệu

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường khai báo nhân sự thuộc phân hiệu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.2. Quản lý nhân sự phân hiệu.

Bước 2: Kích [Thêm nhân sự phân hiệu]

Bước 3: Chọn Phân hiệu và tích chọn giáo viên cần thêm vào phân hiệu đã chọn

Bước 4: Kích nút [Lưu] để lưu dữ liệu.

4.1.3. Nhập danh sách đội ngũ từ Excel

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường nhập nhanh hồ sơ nhân sự từ Excel.

Các bước thực hiện:

Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.2. Quản lý hồ sơ đội ngũ từ Excel

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu kèm dữ liệu] để tải file Excel mẫu về máy

Bước 3: Nhập đầy đủ dữ liệu trên file Excel mẫu

Trên file mẫu Excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến nhân sự, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu.

• Nhập đầy đủ thông tin, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập)
• Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái CB, Dân tộc, Tôn giáo, Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI_CB, DAN_TOC, TON_GIAO, TINH).
• Phông chữ: Times new Roman của bảng Unicode dựng sẵn….

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin nhân sự và không có sự trùng lặp giữa các nhân sự.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp] để chọn file Excel trên máy tính, kích nút [Tải lên] và kích [Cập nhật]

Hệ thống hiển thị thông báo ‘‘Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu“, kích [Ok] để xác nhận đồng ý.

Hệ thống hiển thị thông báo màu xanh góc phải với nội dung Cập nhật thành công, người dùng chọn tới mục 3.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ để kiểm tra dữ liệu.

Hệ thống hiển thị thông báo đỏ với nội dung lỗi, người dùng kích Bảng kết quả nhập liệu để tải Bảng lỗi về kiểm tra dữ liệu nhập lỗi.

4.2. Phân công giảng dạy

4.2.1. Phân công chủ nhiệm kỳ 1

Mô tả: Chức năng này cho phép quản trị viên thực hiện phân công giáo viên chủ nhiệm cho các lớp, khi được phân công chủ nhiệm, giáo viên mới có quyền sửa hồ sơ học sinh, nhập chuyên cần, nhập kết quả rèn luyện học sinh.

Hệ thống hỗ trợ 2 cách phân công chủ nhiệm:

• Cách 1: Phân công chủ nhiệm trực tiếp
• Cách 2: Phân công chủ nhiệm từ Excel

Các bước thực hiện:

** Cách 1: Phân công chủ nhiệm trực tiếp

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.2. Phân công giảng dạy/ 4.2.1. Phân công chủ nhiệm kỳ 1.

Bước 2: Chọn khối, kích chọn giáo viên chủ nhiệm tương ứng với từng lớp học.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

Lưu ý: Quản trị viên có thể phân công giáo viên chủ nhiệm kiêm nhiệm lớp (nếu có).

** Cách 2: Phân công chủ nhiệm từ Excel: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân công nhanh giáo viên chủ nhiệm từ file Excel lên phần mềm.

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.2. Phân công giảng dạy/ 4.2.1. Phân công chủ nhiệm kỳ 1.

Bước 2: Kích nút [Nhập phân công từ Excel] để Tải file mẫu có dữ liệu về máy tính.

Bước 3: Tại cột Tên lớp, quản trị viên nhập tên lớp tương ứng với giáo viên được phân công chủ nhiệm.

Trên file mẫu Excel hiển thị sẵn các thông tin của giáo viên bao gồm: Mã định danh Bộ GD&ĐT, Họ tên giáo viên, ngày sinh, người dùng thực hiện cập nhật thông tin tên lớp phân công chủ nhiệm tương ứng từng giáo viên.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên].

Tải và đồng bộ file Excel lên phần mềm:

Bước 5: Kích nút [Cập nhật], hệ thống thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu”, kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Thành công, nhà trường mở lại mục 4.2.1. Phân công chủ nhiệm kỳ 1 để xem danh sách.

Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

4.2.2. Phân công chuyên môn kỳ 1

Mô tả: Chức năng này cho phép Quản trị viên thực hiện phân công chuyên môn cho từng giáo viên trên phần mềm.

Hệ thống hỗ trợ 2 cách phân công chuyên môn:

• Cách 1: Phân công chuyên môn trực tiếp trên phần mềm
• Cách 2: Phân công chuyên môn từ Excel

Các bước thực hiện:

** Cách 1: Phân công chuyên môn trực tiếp

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.2. Phân công giảng dạy/ 4.2.3. Phân công chuyên môn kỳ 1.

Bước 2: Tại cột Phân công, kích chọn biểu tượng cây bút trước tên giáo viên để mở Phân công chuyên môn chi tiết.

Bước 3: Chọn Khối, chọn Giáo viên phân công và chọn lớp được phân công.

Bước 4: Trong từng lớp tích chọn các môn học tương ứng với giáo viên được phân công.

Bước 5: Kích chọn [Lưu phân công] để hoàn tất thao tác.

** Cách 2: Phân công chuyên môn từ Excel: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân công chuyên môn nhanh từ file Excel lên phần mềm.

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 3. Hồ sơ đội ngũ/ 4.2. Phân công giảng dạy/ 4.2.3. Phân công chuyên môn kỳ 1.

Bước 2: Kích nút [Nhập phân công từ Excel] và chọn Lớp phân công để Tải file mẫu có dữ liệu về máy tính.

Bước 3: Trên file Excel, tại cột Môn dạy, nhập tên lớp và mã môn học cho giáo viên được phân công.

Trên file mẫu Excel gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến hồ sơ giáo viên bao gồm: Mã định danh Bộ GD&ĐT, Họ tên giáo viên, ngày sinh, nhà trường cập nhật thông tin môn dạy các lớp tưng ứng với từng giáo viên tại cột Môn dạy.

Lưu ý: Các trường thông tin màu đỏ là các trường thông tin bắt buộc, quản trị viên phải nhập đầy đủ.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên] và kích nút [Cập nhật].

Tải và đồng bộ file Excel lên phần mềm:

Hệ thống hiển thị thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu”, kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Thành công, nhà trường mở lại mục 4.2.3. Phân công chuyên môn học kỳ 1 để xem danh sách.
• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi..

4.3. Quản lý biến động nhân sự

4.3.1. Tiếp nhận, xét duyệt đội ngũ chuyển đến

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên tiếp nhận hồ sơ đội ngũ chuyển đến từ trường khác.

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4. Biến động nhân sự/ 4.4.1. Tiếp nhận, xét duyệt nhân sự chuyển đến.

Bước 2: Tích vào biểu tượng hình cây bút để mở hồ sơ nhân sự cần xét duyệt

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin: Ngày chuyển đến, số quyết định, ngày quyết định và tích Xác nhận nhân sự chuyển đến.

Bước 4: Kích Tiếp nhận nhân sự chuyển đến để lưu dữ liệu.

4.3.2 Xét duyệt đội ngũ chuyển đi

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên thực hiện xét duyệt đội ngũ chuyển đi.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4. Biến động nhân sự/ 4.4.2. Xét duyệt đội ngũ chuyển đi

Bước 2: Tích vào biểu tượng hình cây bút để mở hồ sơ nhân sự cần xét duyệt

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin chuyển đi cho nhân sự: **Chuyển đến, Chuyển đến Tỉnh/Thành phố, Chuyển đến cấp học, Chuyển đến trường **và tích chọn Xác nhận nhân sự chuyển đi.

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

• Trước khi xét duyệt chuyển đi, cần thực hiện thay đổi trạng thái nhân sự là Đã chuyển đi tại mục 4.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ.**

- Chuyển đến cấp học: Chọn cấp học của trường nhân sự chuyển đến.

- Chuyển đến trường: Chọn thông tin trường nhân sự chuyển đến

- Xác nhận nhân sự chuyển đi: Tích lựa chọn này để xác nhận nhân sự chuyển đi.

4.3.3 Xét duyệt giáo viên đi Thỉnh giảng trường khác

Mô tả: Chức năng này dành cho trường chính (nơi giáo viên đang công tác) thực hiện xét duyệt nhân sự sang thỉnh giảng trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4. Biến động nhân sự/ 4.4.3. Xét duyệt giáo viên đi Thỉnh giảng trường khác.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] và cập nhật đầy đủ các thông tin trên giao diện

Bước 3: Tích chọn [Xác nhận Nhân sự thỉnh giảng] và kích nút [Ghi] để hoàn thành thao tác xét duyệt nhân sự thỉnh giảng.

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo ‘‘Bạn có muốn xác nhận thông tin nhân sự này không“, kích [Ok] để xác nhận đồng ý.

Lưu ý:

• Thông tin nhân sự: Lấy theo hồ sơ nhân sự nhà trường đã khai báo tại mục. 4.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ.
• Thông tin thỉnh giảng: Nhập các thông tin về cấp học, môn dạy, trường thỉnh giảng cho giáo viên.

*******Nếu giáo viên thỉnh giảng nhiều trường, trường chính (nơi giáo viên đang công tác) thực hiện thêm mới nhiều hồ sơ thỉnh giảng tại mục này theo hướng dẫn bên trên.

4.3.4. Xác nhận giáo viên đến thỉnh giảng (Trường tiếp nhận)

Mô tả: Chức năng này dành cho trường giáo viên đến thỉnh giảng thực hiện kiểm tra và xác nhận hồ sơ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.4. Biến động nhân sự/ 4.4.4. Xác nhận giáo viên đến thỉnh giảng

Bước 2: Kích biểu tượng cây bút , kiểm tra các thông tin và chọn trạng thái thỉnh giảng [Đã duyệt].

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để hoàn thiện thao tác xác nhận nhân sự thỉnh giảng.

Lưu ý: Khi giáo viên kết thúc thời gian thỉnh giảng, nhà trường thực hiện đổi trạng thái tại Bước 2 thành "Đã hoàn thành nhiệm vụ".

4.4. Tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ

Mô tả: Chức năng này cho phép quản trị viên tìm kiếm hồ sơ đội ngũ dựa trên một số thông tin như: Họ tên giáo viên, mã giáo viên, giới tính, dân tộc, hình thức tuyển dụng, ...

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.5. Tìm kiếm hồ sơ đội ngũ

Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm vào 1 hoặc các trường dữ liệu tương ứng.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm].

Lưu ý:

- Nút [Xuất Excel] hỗ trợ xuất danh sách đội ngũ theo dữ liệu tìm kiếm.

- Nút [Cấu hình cột hiển thị] hỗ trợ cấu hình hiển thị thêm các cột thông tin trong hồ sơ nhân sự giúp nhà trường dễ dàng tìm kiếm và xuất dữ liệu để lưu trữ.

4.5. Quản lý kỷ luật đội ngũ và quản lý

4.5.1. Quản lý tổ chuyên môn

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên khai báo các tổ chuyên môn trong trường.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.7. Quản lý tổ chuyên môn.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] và nhập các thông tin Mã tổ chuyên môn, Tên tổ chuyên môn.

Bước 3: Kích nút [Ghi] để lưu dữ liệu

• Để sửa tổ chuyên môn QTV kích biểu tượng cây bút tương ứng với tổ chuyên môn cần sửa sau đó sửa thông tin.
• Để xóa tổ chuyên môn, QTV tích ô vuông trắng trước tổ chuyên mônvà tích nút [Xóa mục chọn].

4.5.2. Xếp đội ngũ vào tổ chuyên môn

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện phân công chuyên môn cho từng tổ chuyên môn đã khai báo tại mục 4.1.7. Quản lý tổ chuyên môn.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.8. Xếp nhân sự vào tổ chuyên môn.

Bước 2: Chọn Tổ chuyên môn sau đó kích nút [Phân tổ chuyên môn giáo viên].

Bước 3: Tích chọn vào ô vuông trước tên giáo viên được phân công vào tổ chuyên môn.

Bước 4: Kích nút [Lưu phân công] để hoàn thành thao tác.

4.5.3. Quản lý kỷ luật đội ngũ

Mô tả: Chức năng này dành cho quản trị viên thực hiện quản lý kỷ luật đội ngũ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn danh mục mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.6. Quản lý kỷ luận nhân sự.

Bước 2: Kích vào biểu tượng cây bút trước tên giáo viên cần nhập kỷ luật.

Bước 3: Kích chọn Thêm mới và điểm đầy đủ các thông tin ở mục * (thông tin bắt buộc).

Bước 4: Kích nút [Ghi].

• Để sửa thông tin kỷ luật đội ngũ QTV kích biểu tượng cây bút tương ứng với nhân sự cần sửa sau đó sửa.

• Để xóa tổ chuyên môn, QTV tích ô vuông trắng trước tổ chuyên mônvà tích nút [Xóa mục chọn].

5. Xác thực dữ liệu với CSDL Quốc gia về Dân cư

5.1. Xác thực số định danh cá nhân của nhân sự với CSDLGG về Dân cư

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường thực hiện xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ làm việc tại trường với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.9. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của nhân sự với CSDLQG về Dân cư

Bước 2: Kích nút [Xác thực với CSDLQG về Dân cư]

- Nếu xác thực thành công: Hồ sơ nhân sự được tích dấu xanh trạng thái “Đã xác thực Số định danh cá nhân với CSDLQG về Dân Cư”.

- Nếu xác thực không thành công: Hồ sơ nhân sự không có thông báo.

Lưu ý:

- Các trạng thái xác thực, đồng bộ với CSDLQG về Dân Cư bao gồm:

+ Định danh thành công: hồ sơ đã được xác thực thành công với bên CSDLQG về Dân Cư

+ Định danh không thành công: hồ sơ không được xác thực

+ Chờ xác thực định danh: trạng thái chờ để hệ thống thực hiện đồng bộ hồ sơ

+ Không đủ điều kiện định danh: những hồ sơ thiếu thông tin Thường trú (tỉnh, xã) hoặc Số CMND/CCCD sẽ có trạng thái này

+ Chưa gửi định danh: trạng thái mặc định với những hồ sơ đủ điều kiện đồng bộ

+ Cần gửi lại xác thực: trường hợp đã định danh thành công, có sự thay đổi về thông tin xác thực thì hồ sơ sẽ chuyển về trạng thái này

• Trường hợp thay đổi thông tin nhân sự, hệ thống báo: “Thông tin Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Hộ khẩu thường trú Tỉnh/Thành Phố - Phường/Xã hoặc Số CMND/CCCD đã bị thay đổi so với thông tin xác thực dữ liệu của CSDLQG về Dân Cư.. Đề nghị nhà trường đồng bộ xác thực dữ liệu với CSDLQG về Dân Cư.”. Nhà trường cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin nhân sự và thực hiện xác thực, đồng bộ.

5.2. Xác thực số định danh cá nhân của học sinh với CSDLGG về Dân cư

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường thực hiện xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của học sinh đang học tại trường với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn mục Quản lý giáo dục GDTX, kích chọn danh mục 3. Hồ sơ học sinh / 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.5. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của học sinh với CSDLQG về Dân cư

Bước 2: Kích nút [Xác thực với CSDLQG về Dân cư]

- Nếu xác thực thành công: Hồ sơ học sinh được tích dấu xanh, trạng thái “Đã xác thực Số định danh cá nhân với CSDLQG về Dân cư”

5.3. Một số lưu ý quan trọng trong quá trình xác thực hồ sơ

Mô tả: Kết quả định danh hồ sơ do bên CSDLQGvDC thực hiện, nền tảng Quản trị Số Giáo dục Quốc gia chỉ ghi nhận kết quả xác thực. Vì vậy, với các trường hợp định danh không thành công, QTV kiểm tra kỹ lại thông tin hồ sơ và đối chiếu với Công An Xã/Phường.

Một số lỗi cơ bản như sau:

+ Định danh không thành công: hồ sơ không được xác thực.

+ Chờ xác thực định danh: Trạng thái chờ để hệ thống CSDLQGvDC thực hiện xác thực và trả về kết quả.

+ Không đủ điều kiện định danh: những hồ sơ thiếu thông tin Thường trú (Tỉnh/thành phố, Xã/Phường) hoặc Số CMND/CCCD sẽ có trạng thái này. QTV kiểm tra, thực hiện bổ sung trong hồ sơ và thực hiện xác thực lại.

+ Chưa gửi định danh: trạng thái mặc định với những hồ sơ đủ điều kiện đồng bộ

+ Cần gửi lại xác thực: trường hợp đã định danh thành công, có sự thay đổi về thông tin xác thực thì hồ sơ sẽ chuyển về trạng thái này và cần thực hiện xác thực lại.

Trường hợp thay đổi thông tin đội ngũ, hệ thống sẽ thông báo: “Thông tin họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Hộ khẩu thường trú Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường hoặc Số CMND/CCCD đã bị thay đổi so với thông tin xác thực dữ liệu của CSDLQG về Dân cư. Đề nghị nhà trường đồng bộ xác thực dữ liệu với CSDLQG về Dân cư”. Nhà trường cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin đội ngũ và thực hiện xác thực, đồng bộ.

6. Tạo tài khoản người dùng.

Chức năng này được thực hiện tại phân hệ quản trị hệ thống:

6.1. Nhóm người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Quản trị viên tạo ra nhóm quản trị theo các mức độ, giới hạn sử dụng các chức năng trên phần mềm. Hệ thống đã khai báo sẵn 03 nhóm người dùng đó là: Nhóm quyền giáo viên, nhóm quyền giáo viên chủ nhiệm và Quản trị.

Trường hợp đơn vị có thêm nhóm người dùng nào sẽ thực hiện khai báo thêm mới nhóm người dùng đó.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.1. Quản lý nhóm người dùng.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] để nhập mã nhóm, tên nhóm và tích hiệu lực.

Bước 3: Kích [Thêm] để hệ thống ghi lại thông tin nhóm vừa chọn.

Lưu ý: Nút “Là nhóm quản trị” dành cho nhóm quyền được phân quyền quản trị (thao tác các chức năng được phân quyền menu như tài khoản quản trị viên)

6.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV phân quyền khối quản lý cho nhóm người dùng đã được tạo ra từ mục 1.1. Quản lý nhóm người dùng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm.

Bước 2: Chọn Nhóm người dùng cần phân công và tích chọn từng chức năng sử dụng phần mềm.

Bước 3: Kích [Ghi] để lưu dữ liệu.

6.3. Phân quyền nhóm người dùng menu

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền từng chức năng chi tiết cho nhóm người dùng menu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.3. Phân quyền nhóm người dùng menu.

Bước 2: Chọn Nhóm quyền, chọn phần mềm cần phân công và tích chọn từng chức năng trên menu sử dụng phần mềm.

Bước 3: Kích [Ghi] để lưu dữ liệu.

6.4. Danh sách người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV quản lý người dùng theo tên đăng nhập và hỗ trợ đổi mật khẩu cho nhân sự được cấp tài khoản đăng nhập hệ thống.

6.4.1 Cấp tài khoản người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường cấp tài khoản đăng nhập hệ thống cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên tại đơn vị.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.4. Danh sách người dùng.

Bước 2: Kích nút [Lấy danh sách CBQL/GV].

Bước 3: Tích chọn vào ô vuông trước tên CBQL/GV và kích nút [Thực hiện]. 

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo: “Xác nhận thêm mới tài khoản”, kích [Ok] để đồng ý.

Lưu ý:

• Đối với tài khoản người dùng đã được Phân nhóm quyền cột Trạng thái hiển thị Hiệu lực.
• Đối với tài khoản người dùng chưa được Phân nhóm quyền cột Trạng thái hiển thị Không hiệu lực.
• Đối với các tài khoản có trạng thái hiển thị Không hiệu lực, sẽ không đăng nhập được vào hệ thống.
• Để Phân nhóm quyền cho tài khoản có trạng thái hiển thị Không hiệu lực, QTV thực hiện như hình ảnh đính kèm.

6.4.2 Cấp mật khẩu người dùng

Mô tả: Chức năng Cấp mật khẩu người dùng hỗ trợ Quản trị viên (QTV) nhà trường thực hiện cấp mới hoặc đặt lại mật khẩu đăng nhập cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên trong đơn vị. Chức năng được sử dụng trong các trường hợp người dùng chưa có mật khẩu, quên mật khẩu, không thể đăng nhập hoặc cần được cấp lại thông tin đăng nhập.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.4. Danh sách người dùng.

Bước 2: Kích vào biểu tượng trước tên đăng nhập người dùng để mở giao diện đổi mật khẩu

Bước 3: Giao diện cấp mật khẩu hiển thị, nhà trường tích chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Tạo mật khẩu. Đối với chọn Tạo mật khẩu, nhà trường nhập mật khẩu cấp cho nhân sự đó tại ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới đảm bảo thông tin tại các ô này nhập giống nhau.

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại.

Ghi chú:

• Mật khẩu cấp lại cho giáo viên theo yêu cầu sau:

1. Độ dài tối thiểu 8 ký tự

2. Có ít nhất 1 chữ in Hoa

3. Có ít nhất 1 chữ in thường

4. Có ít nhất 1 ký tự số

5. Có ít nhất 1 ký tự đặc biệt ( @, $, #,….)

6. Không chứa tên đăng nhập

Ví dụ mẫu: Hoaphuong123@

Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin mật khẩu hệ thống sẽ hiển thị mật khẩu là các ký tự mã hóa, do đó QTV nhà trường cần đảm bảo nhập chính xác thông tin mật khẩu cần cấp cho nhân sự trường (người dùng có thể nhập mật khẩu ra ngoài sau đó copy vào dòng mật khẩu).

*** Để cấp lại mật khẩu cho nhiều giáo viên cùng lúc, QTV thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tích chọn tài khoản của các giáo viên cần cấp mật khẩu trước tên đăng nhập người dùng và kích [Cấp mật khẩu] để cấp mật khẩu cho tài khoản người dung đã chọn.

Bước 2: Giao diện cấp mật khẩu hiển thị bao gồm danh sách người dùng đã được tích chọn để cấp mật khẩu, nhà trường tích chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Tạo mật khẩu. Đối với chọn Tạo mật khẩu, nhà trường nhập mật khẩu cấp cho nhân sự đó tại ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới đảm bảo thông tin tại các ô này nhập giống nhau.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại.