I.1 Giai đoạn đầu năm

1. Thiết lập cấu hình trường

1.1. Quản lý hồ sơ trường

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường cập nhật đầy đủ thông tin của nhà trường bao gồm các thông tin chung, thông tin chuẩn QG & Kiểm định, thông tin kết nối internet, thông tin về hạ tầng và thiết bị CNTT….

Hiện tại, hệ thống đã cập nhật những thông tin cơ bản cho từng đơn vị nhà trường. Mỗi trường phải kiểm tra lại thông tin của trường, nhập và lựa chọn bổ sung thêm các thông tin như: Mã định danh tổ chức (theo NĐ 69), Mã định danh điện tử (theo QĐ 20), Mã số thuế, SĐT, số Fax, website, …lựa chọn thông tin tương ứng về khu vực, chính sách vùng, ... và các thông tin khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường.

Bước 2: Cập nhật [Thông tin chung].

• Tên trường: Kiểm tra tên trường phải khớp với tên được ghi trên giấy quyết định thành lập trường.
• Điện thoại: Nhập số điện thoại của nhà trường.
• Email: Nhập thông tin email nhà trường hợp lệ. Thông tin email này liên quan đến việc cung cấp tài khoản và mật khẩu, vì vậy cần phải khai báo chính xác.
• Website: Nhập thông tin website của nhà trường.
• Khu vực: Chọn khu vực của trường.
• Mã định danh tổ chức (theo NĐ 69): để lấy mã định danh tổ chức (theo NĐ 69) nhà trường kích chức năng để đọc hướng dẫn cách thức lấy thông tin mã định danh theo NĐ 69.
• Những thông tin: Đạt mức chất lượng tối thiểu, Có chi bộ Đảng, Có học sinh nội trú, …. Tích chọn nếu trường có.
• Kinh tuyến, vĩ tuyến: Tọa độ vị trí đơn vị trường

Cách thức lấy thông tin Tọa độ

Cách 1: Lấy tọa độ từ Google maps

Bước 1: Truy cập vào trang: http://google.com/maps, Nhập tên đơn vị vào ô tìm kiếm và nhấp tìm.

Bước 2: Sau khi địa chỉ đã hiện đúng trên bản đồ, nhấp chột phải vào vị trí sẽ hiển thị thông tin tọa độ, nhấn chuột vào sẽ tự động copy tọa độ

Cách 2: Đối với trường hợp không tìm thấy tên trường, nhà trường thực hiện tìm trên My location/Hiển thị vị trí của bạn.

Cách 3: Đối với trường hợp không tim thấy tên trường cũng như máy tính không hỗ trợ việc lấy vị trí hiện tại, thì thực hiện tìm Ủy ban nhân dân xã/phường sau đó tìm vị trí trường trên bản đồ và nhấn chuột phải lấy tọa độ như hướng dẫn cách 1.

Bước 3: Cập nhật [Chuẩn QG & Kiểm định].

Nhà trường Chọn tab II. Chuẩn QG & Kiểm định để thực hiện rà soát và kiểm tra thông tin về chuẩn quốc gia và kiểm định chất lượng.

Bước 4: Cập nhật [Thông tin kết nối Internet]

Nhà trường Chọn tab III. Thông tin kết nối Internet, nhập đầy đủ thông tin kết nối Internet bao gồm: Có Internet, Loại kết nối, Nhà cung cấp, Tốc độ Internet, Chất lượng tải lên, Chất lượng tải xuống... Các chỉ số tiêu chí được căn cứ trên hợp đồng kết nối Internet với nhà mạng.

Bước 5: Cập nhật [Hạ tầng, thiết bị CNTT].

Chọn tab IV. Hạ tầng, thiết bị CNTT nhập đầy đủ thông tin về kết nối hạ tầng, ứng dụng CNTT bao gồm: số lượng phòng máy tính, số lượng máy tính, số lượng thiết bị hỗ trợ học sinh khuyết tật, số lượng giáo viên thành thạo công nghệ cho việc giảng dạy…

Bước 6: Cập nhật [Thông tin khác].

Chọn tab V. Thông tin khác và tích chọn để cập nhật các thông tin về điều kiện hạ tầng bao gồm: Có sử dụng máy tính cho dạy học, Có điện (điện lưới), có công trình vệ sinh riêng rẽ cho từng giới tính, Có CTGD về giới tính, phòng chống bạo lực, xâm hại, cung cấp kiến thức về HIV, Có học sinh bán trú, Có học chương trình song ngữ….

Lưu ý: Những trường thông tin có biểu tượng là những thông tin bắt buộc, người dùng phải nhập liệu đầy đủ.

1.2. Quản lý phân hiệu và điểm trường phân hiệu

1.2.1. Quản lý phân hiệu

1.2.2. Quản lý điểm trường phân hiệu

a) Cập nhật thông tin điểm trường

Mô tả: Hệ thống hỗ trợ đơn vị trường cập nhật thông tin các điểm trường phân hiệu (nếu có).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn danh mục 1. Trường học/ 1.3. Quản lý điểm trường phân hiệu và kích nút [Thêm mới].

Bước 2: Nhập thông tin của điểm trường gồm:

• Mã điểm trường: Nhập mã điểm trường viết liền không dấu.
• Tên điểm trường: Nhập đầy đủ tên điểm trường phụ.
• Địa chỉ: Nhập đầy đủ thông tin địa chỉ điểm trường phụ.
• Khoảng cách đến điểm trường chính: Nhập số khoảng cách tính từ điểm trường chính đến điểm trường phụ (đơn vị tính là Km).
• Phường/Xã: Nhập đầy đủ phường/xã của điểm trường phụ
• Có Internet: Chọn Có/Không
• Điện thoại: Nhập số điện thoại của điểm trường phụ.
• Phương tiện có thể đi lại: Liệt kê phương tiện có thể đi lại.
• Diện tích: Nhập số diện tích điểm trường phụ với đơn vị tính là m2.
• Vĩ tuyến/ Kinh Tuyến: Tọa độ vị trí của điểm trường phụ.
• Có nguồn nước sạch: Tích chọn nếu có.

Lưu ý: Những trường thông tin […] những thông tin bắt buộc, người dùng phải nhập liệu đầy đủ.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để hoàn thành.

b) Sửa điểm trường

• Tại điểm trường cần sửa kích biểu tượng để thực hiện sửa thông tin điểm trường.
• Sửa nội dung thông tin và kích nút [Cập nhật] để lưu lại.

c) Xóa điểm trường

• Tích chọn điểm trường cần xóa.
• Kích nút [Xóa điểm trường], hệ thống thông báo “Bạn có muốn xóa điểm trường này không?’. Kích [OK] để đồng ý.

Lưu ý: Để xóa điểm trường cần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Không có lớp học nào thuộc điểm trường cần xóa. Nếu có thì quản trị viên phải sửa lại lớp học tại mục 2.1.1 Quản lý hồ sơ lớp học.

+ Nếu trường đã lấy báo cáo số liệu thì phải xóa số liệu, sau đó xóa điểm trường và thực hiện lấy lại số liệu báo cáo.

1.3. Thiết lập thời gian học kỳ - năm học

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường cấu hình tháng bắt đầu/kết thúc của mỗi học kỳ trong năm học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 1. Trường học/ 1.4. Cài đặt trường học

Bước 2: Tại mục Cài đặt học kỳ đơn vị cập nhật Thời gian đầu kỳ I; Thời gian đầu kỳ II; Thời gian cuối kỳ I; Thời gian cuối kỳ II.

1.4. Thiết lập cấu hình nhập liệu dùng chung

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường cài đặt cấu hình in ấn, cài đặt nhập liệu và cấu hình tính KQRL, KQHT cho học sinh toàn trường.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 1. Trường học/ 1.4. Cài đặt trường học

Bước 2: Cấu hình đầy đủ các thông tin:

• Cài đặt cấu hình in ấn: Tên trường hiển thị, Tên đơn vị hành chính.
• Cài đặt nhập liệu: Tự động khoá sổ điểm sau khi nhập điểm trong thời gian, Kiểu nhập chuyên cần, Trường có lớp tự chọn, Cấu hình nhập Thời khoá biểu, Tích chọn Không hiện học sinh đã nghỉ học, chuyển trường (Nếu nhà trường muốn không cho hiển thị)

- Tính KQRL, KQHT: Chọn cách tính KQRL theo kỳ, Tự tính điểm trung bình khi nhập điểm, Tính tổng kết cho lớp chưa đủ điểm, Tính số ngày nghỉ chuyên cần, Điểm tổng kết kỳ 1, kỳ 2, cả năm.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

2. Thiết lập hồ sơ lớp – Môn học

2.1. Khai báo hồ sơ lớp

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường khai báo và quản lý danh sách lớp học của năm học hiện tại. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ lớp:

• Cách 1: Nhập trực tiếp hồ sơ lớp học vào phần mềm.

• Cách 2: Nhập hồ sơ lớp học từ file Excel.

2.1.1 Quản lý hồ sơ lớp học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường nhập trực tiếp thông tin từng lớp học vào phần

mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 2. Hồ sơ lớp/ 2.1. Quản lý hồ sơ lớp học

Bước 2: Chọn khối và kích nút [Thêm mới].

Bước 3: Nhập và tích chọn đầy đủ thông tin lớp học.

• Khối: Chọn khối cần thêm mới lớp học.
• Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường.

Lưu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “6A1” thay vì “Lớp 6A1”.

• Thứ tự: Nhập số thứ tự các lớp từ 1 cho đến hết các lớp học trong trường.

- Số buổi học/tuần: Chọn tương ứng với số buổi học của lớp.

- Học ngoại ngữ 1: Chọn môn học ngoại ngữ thứ nhất của lớp.

- Học ngoại ngữ 2: Chọn môn học ngoại ngữ thứ hai của lớp (nếu có).

- Điểm trường: Nếu trường có điểm trường phụ và được khai báo trong hồ sơ trường, thì tại bước này lớp thuộc điểm trường nào sẽ chọn tương ứng với điểm trường đó. Nếu không có bỏ trống.

- Bộ sách giáo khoa sử dụng: Trường chọn bộ SGK trường đang sử dụng tại đơn vị nhà trường.

- Những thông tin Lớp ghép, lớp VNEN, học sinh học nghề, bán trú, lớp bổ túc THCS, lớp học song ngữ, Giải thể: Tích chọn nếu có.

Bước 4: Kích nút [Lưu] để hoàn tất.

2.1.2 Nhập danh sách lớp học từ Excel

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường nhập nhanh danh sách lớp học từ file Excel vào hệ thống.

Các bước thực hiện:

Để thực hiện chức năng này, nhà trường tải file mẫu danh sách lớp học về máy tính, sau đó nhập thông tin lớp học vào file Excel và tải dữ liệu từ file Excel vào hệ thống. Các bước thực hiện như sau:

Truy cập vào mục 2.2 Nhập hồ sơ lớp học từ Excel.

Bước 1: Kích [Tải file mẫu].

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin trên file Excel.

Trên file mẫu Excel, gồm đầy đủ các trường thông tin liên quan đến lớp học. Nhập đầy đủ thông tin lớp học vào file Excel, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập).

• Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường.

Lưu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “6A1” thay vì “Lớp 6A1”.

- Điểm trường: Nếu trường có điểm trường phụ và được khai báo trong hồ sơ trường, thì tại bước này lớp thuộc điểm trường nào sẽ chọn tương ứng với điểm trường đó. Nếu không có bỏ trống.

• Các thông tin Lớp ghép, bán trú, học sinh học nghề, …: nhập “ x” nếu có.

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin lớp học và không có sự trùng lặp giữa các lớp học.

Bước 3: Tải file Excel lớp học lên phần mềm.

Thực hiện tải file Excel và cập nhật theo các bước trong hình.

Tải thành công file Excel lớp học, người dùng vào lại mục 2.1. Quản lý hồ sơ lớp học để kiểm tra lại.

Lưu ý: Đối với trường hợp hệ thống báo lỗi khi cập nhật lớp học từ Excel, ví dụ hình ảnh báo lỗi:

Trường hợp này thầy cô kích vào nút [Bảng kết quả nhập liệu] để tải file Excel báo chi tiết nội dung lỗi.

2.2. Xếp môn học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường xếp môn học cho lớp trên phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 2. Hồ sơ lớp/ 2.2. Xếp môn học cho lớp.

Bước 2: Chọn khối, chọn môn học cần xếp và kích nút [Lưu dữ liệu] để hoàn thành xếp môn học cho lớp.

2.3. Kiểm tra thuộc tính môn học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ đơn vị nhà trường quản lý thuộc tính môn học cho các lớp.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục: 2. Hồ sơ lớp/ 2.3. Thuộc tính môn học.

Bước 2: Chọn Khối và lớp cần thao tác.

Bước 3: Kích chọn biểu tượng trước tên môn học.

Bước 4: Cập nhật các thông tin cho môn học như: môn học có tham gia tính tổng kết, là môn tự chọn, số đầu điểm đánh giá thường xuyên hoặc phân môn và kích nút [Lưu] để lưu lại dữ liệu.

Lưu ý:

• Kiểu môn: Có 2 loại môn là “Môn tính điểm” hay “Môn nhận xét”.

+ Bậc THCS môn nhận xét là môn giáo dục thể chất, nghệ thuật, hoạt động trải nghiệm hướng nghiệp, nội dung giáo dục của địa phương. Các môn khác là môn tính điểm.

- Tham gia tính tổng kết: Chức năng này mặc định được tích đối với các môn tham gia tính điểm tổng kết và xét danh hiệu cho học sinh.

• Số đầu điểm thường xuyên tối đa là 4 đầu điểm.
• Thay đổi số đầu điểm có thể ảnh hưởng đến điểm đã nhập tại 3.4.1.Nhập điểm môn học. Vui lòng kiểm tra kỹ trước khi thay đổi. Trường hợp giáo viên đã cập nhật điểm tại 3.4.1. Nhập điểm môn học nhưng muốn thay đổi số đầu điểm đánh giá. Đơn vị thực hiện xóa con điểm trước khi cập nhật lại số đầu điểm đánh giá thường xuyên.

3. Thiết lập học sinh

3.1. Khai báo danh sách học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường cập nhật và quản lý hồ sơ học sinh toàn trường. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ học sinh

- Cách 1: Nhập trực tiếp từng học sinh.

- Cách 2: Nhập danh sách học sinh từ file Excel.

3.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường quản lý và cập nhật trực tiếp hồ sơ học sinh toàn trường. Mục này bao gồm các nội dung: Thêm mới, sửa, xóa hồ sơ học sinh.

• Thêm mới học sinh:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] và nhập đầy đủ các thông tin của học sinh theo các nhóm thông tin.

a. Thông tin chung:

Lưu ý: Các thông tin có là những thông tin bắt buộc, yêu cầu người dùng phải nhập đầy đủ. Nếu thiếu một trong các thông tin bắt buộc phần mềm sẽ không lưu được.

• Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh.
• Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh. Lưu ý ngày, tháng định dạng bắt buộc là 2 số, năm sinh 4 số.
• Giới tính: Chọn một trong hai giá trị Nam hay Nữ.
• Dân tộc: Chọn dân tộc tương ứng.
• Trạng thái học sinh: Mặc định là Đang học, nhà trường có thể chọn lại trạng thái đối với những học sinh đã nghỉ học hoặc chuyển trường… Riêng học sinh có trạng thái thôi học thì cần chọn lý do thôi học.
• Với học sinh có trạng thái: Chuyển đến học kỳ 1, Chuyển đến học kỳ 2, Chuyển đến trong hè, chuyển đi kỳ 1, chuyển đi kỳ 2, nhà trường cần bổ sung đầy đủ các thông tin Ngày chuyển đến/chuyển đi, chuyển đến từ Tỉnh, Phường/Xã nào, chuyển đi trong/ngoài tỉnh.

• Thông tin Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường nhập theo hộ khẩu của học sinh.
• Thứ tự: Đây là số thứ tự hiển thị trên danh sách lớp của học sinh.
• Thông tin thường trú, quê quán: Nhập theo giấy khai sinh.

b. Thông tin cá nhân: Nhập các thông tin về khu vực, Loại khuyết tật, đối tượng chính sách… nếu có.

• Đối với học sinh thuộc đối tượng chính sách thì sẽ hiển thị thêm thông tin chế độ chính sách như được miễn học phí, giảm học phí,... Nếu học sinh được hưởng các chế độ chính sách này thì nhà trường tích vào.

c. Thông tin liên hệ, gia đình: Nhập các thông tin về Họ tên cha, mẹ, Nghề nghiệp, năm sinh hoặc thông tin người đỡ đầu.

d. Thông tin cư trú cũ: Kích nút [Cập nhật địa danh] để nhập thông tin cư trú cũ của học sinh trước sáp nhập.

Bước 3: Kích nút [Ghi] để hoàn thành.

• Sửa hồ sơ học sinh:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh.

Bước 2: Kích biểu tượng tương ứng với học sinh cần sửa. Sau đó kích nút [Ghi] để lưu dữ liệu.

• Xóa hồ sơ học sinh:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh.

Bước 2: Tích ô vuông trắng trước tên học sinh cần xóa và kích nút [Xóa học sinh].

Lưu ý: Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập

3.1.2. Nhập hồ sơ học sinh từ Excel

Mô tả: Chức năng nhập danh sách học sinh từ file Excel hỗ trợ QTV nhà trường nhập nhanh danh sách học sinh từ file Excel lên phần mềm.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.2. Nhập hồ sơ học sinh từ Excel.

Bước 2: Kích nút [Tải file mẫu] để tải file Excel mẫu về máy.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin học sinh của các lớp vào các cột trên file Excel, đặc biệt các cột có màu đỏ là những thông tin bắt buộc phải nhập.

Trên file mẫu Excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến học sinh, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu.

• Nhập đầy đủ thông tin đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập).
• Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái học sinh, Lý do thôi học, Dân tộc, Quốc tịch, Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI, LD_THOI_HOC, DAN_TOC, TINH).
• Phông chữ: Times new Roman, của bảng Unicode dựng sẵn….
• Cột Mã lớp: Nhập chính xác mã lớp như đã khai báo tại mục 2.1 Hồ sơ lớp học.
• Ngày sinh: nhập theo định dạng ngày tháng năm, yêu cầu ngày 2 chữ số, tháng 2 chữ số, năm 4 chữ số. Ví dụ 02/03/2007.
• Giới tính: Nhập chính xác theo danh mục đã hướng dẫn tại sheet GIOI_TINH.
• Nếu nhập giá trị ngoài danh mục, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu nhập lại.
• Cột Lý do thôi học nhập nếu trạng thái học sinh là thôi học.
• Thông tin Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã nhập theo hộ khẩu của học sinh.
• Các thông tin về hỗ trợ chính sách như miễn học phí, giảm học phí tích x nếu có.
• Nhập các thông tin về: Họ tên cha, mẹ, nghề nghiệp, năm sinh hoặc thông tin người đỡ đầu.
• Để hỗ trợ sinh mã học sinh thì thông tin của mẹ hoặc thông tin người đỡ đầu bắt buộc phải nhập.
• Danh sách học sinh này có thể là danh sách học sinh của một lớp, có thể là danh sách học sinh của toàn trường tùy thuộc vào việc cập nhật dữ liệu trên Excel của nhà trường.
• Nhập xong thông tin trên Excel, kích lưu dữ liệu.

Bước 4: Quay trở lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên].

Bước 5: Kích nút [Cập nhật], hệ thống hiển thị thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu”. Kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Đã cập nhật thành công, nhà trường mở lại mục 3.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh để xem danh sách.
• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin học sinh và không có sự trùng lặp giữa các học sinh.

3.2. Sắp xếp thứ tự học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường sắp xếp học sinh theo thứ tự hiển thị của các học sinh trong lớp.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.3. Sắp xếp thứ tự học sinh (Alphabet).

Bước 2: Kích chọn tiêu chí Sắp xếp theo.

Bước 3: Kích nút [Sắp xếp Alphabet theo lớp chọn] hoặc [Sắp xếp Alphabet tất cả các lớp] để thực hiện việc sắp xếp.

Lưu ý: Chức năng này QTV chỉ nên sử dụng thời điểm đầu năm học để đảm bảo dữ liệu sắp xếp hồ sơ trên phần mềm khớp với dữ liệu quản lý hồ sơ thực tế của giáo viên để thuận lợi trong việc kiểm tra và nhập liệu sau này.

3.3. Biến động học sinh

3.3.1. Chuyển lớp cho học sinh

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường chuyển toàn bộ hồ sơ, kết quả học tập của học sinh sang lớp mới trong cùng khối học.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.1. Chuyển lớp cho học sinh.

Bước 2: Chọn Khối, Lớp có học sinh chuyển lớp.

Bước 3: Tại dòng Lớp chuyển sang, tích chọn lớp tương ứng.

Bước 4: Kích [Cập nhật] để hoàn thành.

3.3.2. Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường quản lý danh sách học sinh có trạng thái chuyển đi, chuyển đến, thôi học ở các học kỳ. Cho phép thống kê theo giới tính, dân tộc và trạng thái tương ứng của học sinh.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh / 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.2. Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học.

Bước 2: Kích chọn Khối, lớp, trạng thái cần thống kê.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm]. Tại đây hệ thống cho phép [Xuất Excel].

3.3.3. Xét duyệt học sinh chuyển đến

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường tiếp nhận và xét duyệt học sinh chuyển đến từ trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.3. Xét duyệt học sinh chuyển đến.

Bước 2: Chọn Khối và Lớp để tìm kiếm học sinh chuyển đến.

Bước 3: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ học sinh chuyển đến cần tiếp nhận.

Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin: Lớp chuyển đến, Ngày chuyển đến, Số quyết định, Ngày quyết định.

Bước 5: Kích nút [Tiếp nhận chuyển đến] để lưu dữ liệu.

3.3.4. Xét duyệt học sinh chuyển đi

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường quản lý và xét duyệt học sinh chuyển đi.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh / 3.2. Quản lý biến động học sinh/ 3.2.4. Xét duyệt học sinh chuyển đi.

Bước 2: Chọn Khối và Lớp để tìm kiếm học sinh chuyển đến

Bước 3: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ học sinh chuyển đi cần xét duyệt

Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin: Lý do chuyển đi, Chuyển đến Tỉnh/Thành phố, Chuyển đến Phường/Xã, Chuyển đến trường và tích chọn Xác nhận học sinh chuyển đi.

Bước 5: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

3.4. Tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường tìm kiếm hồ sơ học sinh dựa theo 1 số thông tin như: Họ tên, mã học sinh, đối tượng chính sách,...

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.4. Tìm kiếm hồ sơ học sinh.

Bước 2: Ghi thông tin tìm kiếm vào 1 hoặc các trường dữ liệu tương ứng.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm].

4. Thiết lập đội ngũ

4.1. Khai báo danh sách đội ngũ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm: Cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên trong nhà trường. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ nhân sự:

- Cách 1: Nhập trực tiếp từng nhân sự.

- Cách 2: Nhập danh sách nhân sự từ file Excel.

4.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ đơn vị nhà trường nhập thông tin trực tiếp từng hồ sơ nhân sự vào hệ thống.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] để thêm hồ sơ nhân sự.

Bước 3: Nhập thông tin của nhân sự bao gồm: Thông tin cá nhân; Vị trí việc làm, TCCD; Phụ cấp; Đào tạo, bồi dưỡng; Đánh giá, phân loại; Thông tin cư trú cũ.

Cách nhập các thông tin như sau:

a)Thông tin cá nhân:

Lưu ý: Các thông tin có biểu tượng là thông tin bắt buộc phải nhập.

• Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh.
• Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh.
• Giới tính: Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ.
• Trạng thái CB: Chọn trạng thái cán bộ tương ứng với thông tin nhân sự đang công tác hoặc chuyển trường, hoặc nghỉ hưu. Mặc định là đang làm việc. Đối với nhân sự có trạng thái là chuyển đến, đã chuyển đi, đã điều động, đã nghỉ hưu, đã biệt phái, thôi việc bắt buộc nhập thông tin ngày chuyển đến, chuyển đi, điều động, nghỉ hưu, biệt phái và thôi việc.

• Là tuyển mới: Tích chọn nếu nhân sự là giáo viên tuyển mới.
• CMND/CCCD: Nhập theo giấy chứng minh nhân dân được cấp gần nhất (hoặc thẻ căn cước nếu có).
• Email: Nhập địa chỉ email, lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất.
• Điện thoại: Nhập số điện loại, lưu ý nhập dữ liệu kiểu số.
• Dân tộc: Chọn dân tộc theo thông tin ghi trong giấy khai sinh. Mặc định là dân tộc Kinh.
• Số sổ BHXH: Nhập theo Số sổ bảo hiểm xã hội chính.
• Tôn giáo: Chọn tôn giáo đang theo. Giá trị mặc định là “Không theo tôn giáo nào”
• Là đoàn viên, là đảng viên: Tích chọn nếu có.
• Thông tin Nơi thường trú, quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã, Chi tiết. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố thì Phường/Xã thuộc Tỉnh sẽ hiển thị tương ứng.

b)Vị trí việc làm, TCCD (Tiểu chuẩn chức danh)

• Vị trí việc làm: Chọn loại vị trí phụ trách của cán bộ, giáo viên.

• Nhóm chức vụ: Hiển thị theo loại vị trí việc đã chọn trên.

• Hình thức hợp đồng: Chọn loại hình thức hợp đồng đã ký kết với đơn vị công tác có tham gia đóng bảo hiểm.

• Ngày tuyển dụng, cơ quan tuyển dụng: Ghi ngày đầu tiên và đơn vị có tham gia đóng bảo hiểm xã hội.

• Nghề nghiệp khi được tuyển dụng: Ghi nghề nghiệp trước khi được tuyển dụng đi làm việc, ví dụ Sinh viên, học sinh, công nhân, kế toán...

• Ngạch/Hạng: Căn cứ theo Quyết định lương đang hưởng, chọn tên ngạch trong danh sách.

• Mã số: Hiển thị theo thông tin Ngạch/Hạng đã chọn ở trên.

• Nhiệm vụ kiêm nhiệm: Tích chọn nhiệm vụ kiêm nhiệm trong danh sách nếu có.

• Số tiết thực dạy trên tuần: Nhập tổng số tiết giáo viên dạy trên tuần.

• Số tiết kiêm nhiệm trên tuần: Nhập tổng số tiết giáo viên dạy kiêm nhiệm trên tuần

• Các thông tin Đã tập huấn kĩ năng sống, Dạy học sinh khuyết tật học hòa nhập, Tổng phụ trách đội, Có CC bồi dưỡng TCCD: Tích chọn nếu có.

c) Phụ cấp

• Mức phụ cấp thu hút nghề (%): Nhập % phụ cấp thu hút của cán bộ.

• Mức phụ cấp thâm niên (%): Nhập % phụ cấp thâm niên.

• Mức phụ cấp ưu đãi nghề (%): Nhập % phụ cấp ưu đãi nghề.

• Bậc lương: Chọn bậc lương cán bộ đang được hưởng.

• Hệ số phụ cấp chức vụ Lãnh đạo (%): Nhập % phụ cấp lãnh đạo được hưởng (từ 15% đến 70%).

d) Đào tạo, bồi dưỡng

• Kết quả bồi dưỡng thường xuyên: Chọn kết quả bồi dưỡng cao nhất trong danh sách hiển thị.

• Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Chọn trình độ chuyên môn cao nhất trong danh sách hiển thị.

• Trình độ lý luận chính trị: Chọn trình độ lý luận cao nhất.

• Trình độ quản lý giáo dục: Chọn trình độ quản lý giáo dục cao nhất.

• Ngoại ngữ: Chọn tên ngoại ngữ chính trong danh sách và trình độ ngoại ngữ tương đương, điểm ngoại ngữ tương ứng với trình độ có điểm. Đối với cán bộ có 2 ngoại ngữ trở lên thì nhập thêm thông tin ngoại ngữ và trình độ vào bảng quá trình.

• Trình độ tin học: Chọn trình độ tin học cao nhất.

• Chuyên ngành chính: Chọn chuyên ngành đào tạo cao nhất.

• Trình độ chính: Chọn trình độ chính cao nhất.

e) Đánh giá, phân loại

• Đánh giá viên chức: Chọn mức độ đánh giá viên chức.

• Đánh giá chuẩn NN CBQL/GV: Bắt buộc phải chọn kết quả đánh giá của từng tiêu chí.

+ Đối với giáo viên yêu cầu nhập đủ 15 tiêu chí đánh giá, Hiệu trưởng nhập đủ 18 tiêu chí đánh giá, Phó hiệu trưởng chỉ cần chọn những tiêu chí (trong số 18 tiêu chí) phù hợp với nhiệm vụ được phân công để đánh giá.

+ Đối với hiệu trưởng, phiên bản trường sẽ nhập kết quả Tự đánh giá. Kết quả đánh giá của cấp trên sẽ được thực hiện trên phiên bản UBND Phường/Xã.

• Giáo viên dạy giỏi: Chọn cấp cao nhất và của năm hiện tại.

• Giáo viên chủ nhiệm giỏi: Chọn cấp cao nhất và của năm hiện tại.

• Tổng phụ trách Đội giỏi: Chọn cấp cao nhất và của năm hiện tại.

• Khen thưởng: Căn cứ theo Quyết định hình thức cao nhất, năm khen thưởng.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để hoàn tất.

• Để sửa thông tin nhân sự bạn kích biểu tượng hình cây bút tương ứng với nhân sự cần sửa .

• Để xóa thông tin nhân sự, bạn tích ô vuông trắng trước tên nhân sự cần sửa và tích nút [Xóa giáo viên].

4.1.2. Nhập hồ sơ đội ngũ từ Excel

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ đơn vị nhà trường nhập nhanh hồ sơ nhân sự từ Excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm mềm Quản lý giáo dục THCS, vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1 Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.3 Nhập hồ sơ nhân sự từ Excel kích chức năng [Tải file mẫu kèm dữ liệu]

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin trên file Excel.

Trên file mẫu Excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến nhân sự, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu.

• Nhập đầy đủ thông tin, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập)
• Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái CB, Dân tộc, Tôn giáo, Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI_CB, DAN_TOC, TON_GIAO, TINH).
• Phông chữ: Times new Roman của bảng Unicode dựng sẵn….

Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin nhân sự và không có sự trùng lặp giữa các nhân sự.

Bước 3: Tải file Excel lên phần mềm.

Thực hiện tải file Excel và cập nhật theo các bước trong hình.

Tải thành công file Excel, người dùng vào lại mục 3.1.1. Quản lý hồ sơ đội ngũ để kiểm tra lại.

Lưu ý: Đối với trường hợp hệ thống báo lỗi khi cập nhật từ Excel, ví dụ hình ảnh báo lỗi:

Trường hợp này thầy cô kích vào nút [Bảng kết quả nhập liệu] để tải file Excel báo chi tiết nội dung lỗi.

4.2. Phân công giảng dạy

4.2.1 Phân công chủ nhiệm kỳ 1

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện phân công giáo viên chủ nhiệm học kỳ 1 cho các lớp, khi được phân công chủ nhiệm, giáo viên mới có quyền nhập chuyên cần, nhập kết quả rèn luyện học sinh.

Hệ thống hỗ trợ 02 cách phân công chuyên môn:

- Cách 1: Nhập trực tiếp PCCM trên phần mềm

- Cách 2: Nhập PCCM từ excel.

a) Nhập trực tiếp PCCM trên phần mềm

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.3 Phân công giảng dạy/ 4.3.1 Phân công chủ nhiệm kỳ 1.

Bước 2: Chọn khối, chọn giáo viên cần phân công chủ nhiệm cho các lớp.

Quản trị viên có thể phân công giáo viên chủ nhiệm kiêm nhiệm lớp (nếu có).

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

b) Nhập PCCM từ excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.3 Phân công giảng dạy/ 4.3.1. Phân công chủ nhiệm kỳ 1.

Bước 2: Kích nút [Nhập phân công từ Excel] để Tải file mẫu có dữ liệu về máy tính.

Bước 3: Tại cột Tên lớp, quản trị viên nhập tên lớp tương ứng với giáo viên được phân công chủ nhiệm.

Trên file mẫu Excel gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến hồ sơ giáo viên và tên lớp.

Tên lớp: Tên của lớp học, tên lớp học không được trùng nhau.

Mã định danh Bộ GD&ĐT: Các mã không trùng nhau. Danh sách mã giáo viên chủ nhiệm được khai báo trong mục 4.1. Quản lý hồ sơ nhân sự.

Lưu ý: Các trường thông tin màu đỏ là các trường thông tin bắt buộc, quản trị viên phải nhập đầy đủ.

Bước 4: Quay lại phần mềm, kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên].

Bước 5: Kích nút [Cập nhật], hệ thống thông báo: "Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu?". Kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Đã cập nhật thành công, nhà trường mở lại mục 4.3.1 Phân công chủ nhiệm để xem danh sách.

• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung: Lỗi, Nhà trường kích nút [Bảng kết

quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

4.2.2. Phân công chuyên môn kỳ 1

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện phân công chuyên môn kỳ 1 cho từng giáo viên trên phần mềm.

Hệ thống hỗ trợ 02 cách phân công chuyên môn:

- Cách 1: Nhập trực tiếp PCCM trên phần mềm

- Cách 2: Nhập PCCM từ excel.

a) Nhập trực tiếp PCCM trên phần mềm

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.3. Phân công giảng dạy/ 4.3.3 Phân công chuyên môn kỳ 1

Bước 2: Kích chọn biểu tượng trước tên giáo viên để mở Phân công chuyên môn chi tiết.

Bước 3: Chọn Khối, chọn Giáo viên phân công.

Bước 4: Trong từng lớp tích chọn các môn học tương ứng với giáo viên được phân công.

Bước 5: Kích chọn [Lưu phân công] để hoàn tất thao tác.

b) Nhập PCCM từ excel.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.3. Phân công giảng dạy/ 4.3.3 Phân công chuyên môn kỳ 1

Bước 2: Kích nút [Nhập phân công từ Excel] chọn Lớp học/Lớp tự chọn muốn phân công để Tải file mẫu có dữ liệu về máy tính.

Bước 3: Trên file Excel, tại cột Môn dạy, nhập tên lớp và mã môn học cho giáo viên được phân công.

Trên file mẫu Excel gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến hồ sơ giáo viên, tên lớp học và môn dạy.

• Tên lớp: Tên của lớp học đã được khai báo trong 2.1.1 Quản lý hồ sơ lớp học, tên lớp học không được trùng nhau.
• Mã môn học: Mã được lấy từ tên viết tắt của môn học nhập theo sheet HuongDan trên file Excel mẫu.

Lưu ý: Các trường thông tin màu đỏ là các trường thông tin bắt buộc, quản trị viên phải nhập đầy đủ.

Bước 4: Quay lại phần mềm, Kích nút [Chọn tệp], chọn đến file Excel mẫu, kích nút [Tải lên].

Bước 5: Kích nút [Cập nhật], hệ thống thông báo: "Bạn có chắc chắn muốn cập nhật dữ liệu?". Kích [Ok] để đồng ý và chờ hệ thống phản hồi thông tin dữ liệu được tải lên.

• Nếu thông báo hiển thị màu xanh với nội dung: Đã cập nhật thành công, nhà trường mở lại mục 4.3.3. Phân công chuyên môn kỳ 1 để xem danh sách.

• Nếu thông báo hiển thị màu đỏ với nội dung**: Lỗi**, Nhà trường kích nút [Bảng kết

quả nhập liệu] để xem nội dung nhập lỗi.

4.3. Biến động đội ngũ

4.3.1. Tiếp nhận, xét duyệt đội ngũ chuyển đến

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường tiếp nhận, xét duyệt đội ngũ từ trường khác chuyển đến.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.5 Biến động đội ngũ/ 4.5.1 Tiếp nhận, xét duyệt đội ngũ chuyển đến

Bước 2: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ đội ngũ chuyển đến cần tiếp nhận.

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin: Ngày chuyển đến, Số quyết định, Ngày quyết định và tích Xác nhận Đội ngũ Chuyển đến.

Bước 4: Kích nút [Tiếp nhận chuyển đến] để lưu dữ liệu.

4.3.2. Xét duyệt đội ngũ chuyển đi

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường xét duyệt hồ sơ đội ngũ chuyển đi trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.1 Quản lý hồ sơ đội ngũ

Bước 2: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ đội ngũ cần xét duyệt chuyển đi.

Bước 3: Chuyển trạng thái cho đội ngũ chuyển đi [Đã chuyển đi] và nhập ngày chuyển đi.

Bước 4: Kích nút [Ghi] để lưu lại.

Bước 5: Kích chọn danh mục 4.5 Biến động đội ngũ/ 4.5.2 Xét duyệt đội ngũ chuyển đi

Bước 6: Kích biểu tượng để mở chi tiết hồ sơ đội ngũ cần xét duyệt chuyển đi.

Bước 7: Nhập đầy đủ các thông tin: Chuyển đến, Chuyển đến Tỉnh/Thành phố, Chuyển đến cấp học, Chuyển đến Phường/Xã, Chuyển đến trường và tích Xác nhận Đội ngũ Chuyển đi.

Bước 8: Kích nút [Cập nhật] để lưu dữ liệu.

4.3.3. Xét duyệt giáo viên đi Thỉnh giảng trường khác

Mô tả: Chức năng này dành cho trường chính (nơi giáo viên đang công tác) thực hiện xét duyệt giáo viên sang thỉnh giảng trường khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS/ 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.5 Biến động đội ngũ/ 4.5.3 Xét duyệt giáo viên đi Thỉnh giảng trường khác.

Bước 2: Kích nút [Thêm mới] và thực hiện khai báo giáo viên thỉnh giảng.

Lưu ý:

• Thông tin giáo viên: Lấy theo hồ sơ đội ngũ nhà trường đã khai báo tại phần Quản lý hồ sơ đội ngũ.
• Thông tin thỉnh giảng: Nhập các thông tin về cấp học, môn dạy, trường thỉnh giảng cho giáo viên.

Bước 3: Tích chọn [Xác nhận Nhân sự thỉnh giảng] và kích nút [Ghi] để hoàn thành thao tác xét duyệt đội ngũ thỉnh giảng.

*******Nếu giáo viên thỉnh giảng nhiều trường, trường chính (nơi giáo viên đang công tác) thực hiện thêm mới nhiều hồ sơ thỉnh giảng tại mục này theo hướng dẫn bên trên.

4.3.4. Xét duyệt giáo viên Thỉnh giảng

Mô tả: Chức năng này dành cho QTV nhà trường giáo viên đến thỉnh giảng thực hiện kiểm tra và xác nhận hồ sơ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS/ 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.5. Biến động đội ngũ/ 4.5.4. Xác nhận giáo viên đến thỉnh giảng.

Bước 2: Kích biểu tượng , kiểm tra các thông tin và chọn trạng thái thỉnh giảng [Đã duyệt].

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để hoàn thiện thao tác xác nhận đội ngũ thỉnh giảng.

Lưu ý: Khi giáo viên kết thúc thời gian thỉnh giảng, nhà trường thực hiện đổi trạng thái thành "Đã hoàn thành nhiệm vụ".

4.4. Tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ

Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường tìm kiếm hồ sơ đội ngũ dựa trên một số thông tin như: Họ tên đội ngũ, mã định danh Bộ GD&ĐT, giới tính, dân tộc, vị trí việc làm, môn dạy, ...

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích vào danh mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.3.Tìm kiếm hồ sơ đội ngũ.

Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm vào một hoặc các trường dữ liệu tương ứng.

Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm].

5. Xác thực dữ liệu với CSDL quốc gia về dân cư

5.1. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân học sinh với CSDLQG về dân cư

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường thực hiện xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ làm việc tại trường với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Các bước thực hiện:

Bước 1**:** Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 3. Hồ sơ học sinh/ 3.1. Hồ sơ học sinh/ 3.1.5. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của học sinh với CSDLQG về Dân cư

Bước 2**:** Kích nút [Xác thực với CSDLQG về Dân cư].

Lưu ý:

• Hồ sơ học sinh được xác thực thành công khi đó hồ sơ chi tiết học sinh được tích dấu xanh trạng thái “Đã xác thực Số định danh cá nhân với CSDLQG về Dân cư”

• Trường hợp hồ sơ được định danh theo thông tin Thường trú thành công, nhưng số định danh cá nhân bên Công an trả về không khớp với số định danh cá nhân người dùng khai báo thì giao diện sẽ có thông báo: Số định danh cá nhân người dùng khai báo không đúng với số định danh cá nhân của CSDLQG về Dân Cư (Số định danh bên CSDLQG). Nhà trường cập nhật thông tin và đồng bộ lại.

• Hồ sơ học sinh xác thực không thành công quản trị viên nhà trường cần kiểm tra lại thông tin giữa nhà trường và bên CSDLQG về Dân cư đã chính xác hay chưa và thực hiện xác thực lại.

5.2. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ với CSDLQG về Dân cư

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường thực hiện xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ với CSDLQG về Dân cư.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản lý giáo dục THCS, kích chọn mục 4. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1. Hồ sơ đội ngũ/ 4.1.9. Xác thực, đồng bộ số định danh cá nhân của đội ngũ với CSDLQG về Dân cư.

Bước 2: Kích nút [Xác thực với CSDLQG về Dân cư].

5.3. Một số lưu ý quan trọng trong quá trình xác thực hồ sơ

Mô tả: Kết quả định danh hồ sơ do bên CSDLQGvDC thực hiện, nền tảng Quản trị Số Giáo dục Quốc gia chỉ ghi nhận kết quả xác thực. Vì vậy, với các trường hợp định danh không thành công, QTV kiểm tra kỹ lại thông tin hồ sơ và đối chiếu với Công An Xã/Phường.

Một số lỗi cơ bản như sau:

+ Định danh không thành công: hồ sơ không được xác thực.

+ Chờ xác thực định danh: Trạng thái chờ để hệ thống CSDLQGvDC thực hiện xác thực và trả về kết quả.

+ Không đủ điều kiện định danh: những hồ sơ thiếu thông tin Thường trú (Tỉnh/thành phố, Xã/Phường) hoặc Số CMND/CCCD sẽ có trạng thái này. QTV kiểm tra, thực hiện bổ sung trong hồ sơ và thực hiện xác thực lại.

+ Chưa gửi định danh: trạng thái mặc định với những hồ sơ đủ điều kiện đồng bộ

+ Cần gửi lại xác thực: trường hợp đã định danh thành công, có sự thay đổi về thông tin xác thực thì hồ sơ sẽ chuyển về trạng thái này và cần thực hiện xác thực lại.

Trường hợp thay đổi thông tin đội ngũ, hệ thống sẽ thông báo: “Thông tin họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Hộ khẩu thường trú Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường hoặc Số CMND/CCCD đã bị thay đổi so với thông tin xác thực dữ liệu của CSDLQG về Dân cư. Đề nghị nhà trường đồng bộ xác thực dữ liệu với CSDLQG về Dân cư”. Nhà trường cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin đội ngũ và thực hiện xác thực, đồng bộ.

6. Tạo tài khoản và phân quyền người dùng

6.1 Nhóm người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường tạo ra nhóm quản trị theo các mức độ, giới hạn sử dụng các chức năng trên phần mềm. Trường hợp đơn vị có thêm nhóm người dùng nào sẽ thực hiện khai báo thêm mới nhóm người dùng đó.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1. Hệ thống/ 1.1. Nhóm người dùng.

Bước 2**:** Kích nút [Thêm mới] để nhập mã nhóm quyền, tên nhóm quyền và trạng thái.

Bước 3: Kích [Thêm] để hệ thống ghi lại thông tin nhóm vừa chọn.

Lưu ý:

- Xoá: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện xoá nhóm người dung đã tạo trên phần mềm. Nhà trường tích chọn nhóm quyền muốn xoá và kích [Xoá] để xoá nhóm quyền.

- Xoá phân quyền phần mềm và menu: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện xoá phân quyền phần mềm tại mục 1.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm và xoá menu đã phân cho từng nhóm quyền tại mục 1.3. Phân quyền nhóm người dùng menu.

6.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền khối quản lý cho nhóm người dùng đã được tạo ra từ mục 1.1. Nhóm người dùng.

Các bước thực hiện:

Bước 1**:** Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1. Hệ thống/ 1.2. Phân quyền nhóm người dùng phần mềm.

Bước 2: Chọn Nhóm người dùng cần phân công và tích chọn từng chức năng sử dụng phần mềm.

Bước 3: Kích [Ghi] để lưu dữ liệu.

6.3 Phân quyền nhóm người dùng menu

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền từng chức năng chi tiết cho nhóm người dùng menu.

Các bước thực hiện:

Bước 1**:** Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích vào danh mục 1. Hệ thống/ 1.3. Phân quyền nhóm người dùng menu.

Bước 2**:** Chọn Nhóm quyền, chọn Phần mềm cần phân công và tích chọn từng chức năng trên menu sử dụng phần mềm.

Bước 3**:** Kích [Ghi] để lưu dữ liệu.

6.4. Danh sách người dùng

6.4.1 Cấp tài khoản người dùng

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ QTV nhà trường cấp tài khoản đăng nhập hệ thống cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên tại đơn vị.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.4. Danh sách người dùng.

Bước 2: Kích nút [Lấy danh sách CBQL/GV].

Bước 3: Tích chọn vào ô vuông trước tên CBQL/GV và kích nút [Thực hiện]. 

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo: “Xác nhận thêm mới tài khoản”, kích [Ok] để đồng ý.

Lưu ý:

• Đối với tài khoản người dùng đã được Phân nhóm quyền cột Trạng thái hiển thị Hiệu lực.
• Đối với tài khoản người dùng chưa được Phân nhóm quyền cột Trạng thái hiển thị Không hiệu lực.
• Đối với các tài khoản có trạng thái hiển thị Không hiệu lực, sẽ không đăng nhập được vào hệ thống.
• Để Phân nhóm quyền cho tài khoản có trạng thái hiển thị Không hiệu lực, QTV thực hiện như hình ảnh đính kèm.

6.4.2 Cấp mật khẩu người dùng

Mô tả: Chức năng Cấp mật khẩu người dùng hỗ trợ Quản trị viên (QTV) nhà trường thực hiện cấp mới hoặc đặt lại mật khẩu đăng nhập cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên trong đơn vị. Chức năng được sử dụng trong các trường hợp người dùng chưa có mật khẩu, quên mật khẩu, không thể đăng nhập hoặc cần được cấp lại thông tin đăng nhập.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại phần mềm Quản trị hệ thống, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.4. Danh sách người dùng.

Bước 2: Kích vào biểu tượng trước tên đăng nhập người dùng để mở giao diện đổi mật khẩu

Bước 3: Giao diện cấp mật khẩu hiển thị, nhà trường tích chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Tạo mật khẩu. Đối với chọn Tạo mật khẩu, nhà trường nhập mật khẩu cấp cho nhân sự đó tại ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới đảm bảo thông tin tại các ô này nhập giống nhau.

Bước 4: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại.

Ghi chú:

• Mật khẩu cấp lại cho giáo viên theo yêu cầu sau:

• Độ dài tối thiểu 8 ký tự

• Có ít nhất 1 chữ in Hoa

• Có ít nhất 1 chữ in thường

• Có ít nhất 1 ký tự số

• Có ít nhất 1 ký tự đặc biệt ( @, $, #,….)

• Không chứa tên đăng nhập

Ví dụ mẫu: Hoaphuong123@

Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin mật khẩu hệ thống sẽ hiển thị mật khẩu là các ký tự mã hóa, do đó QTV nhà trường cần đảm bảo nhập chính xác thông tin mật khẩu cần cấp cho nhân sự trường (người dùng có thể nhập mật khẩu ra ngoài sau đó copy vào dòng mật khẩu).

*** Để cấp lại mật khẩu cho nhiều giáo viên cùng lúc, QTV thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tích chọn tài khoản của các giáo viên cần cấp mật khẩu trước tên đăng nhập người dùng và kích [Cấp mật khẩu] để cấp mật khẩu cho tài khoản người dung đã chọn.

Bước 2: Giao diện cấp mật khẩu hiển thị bao gồm danh sách người dùng đã được tích chọn để cấp mật khẩu, nhà trường tích chọn Tự động tạo mật khẩu hoặc Tạo mật khẩu. Đối với chọn Tạo mật khẩu, nhà trường nhập mật khẩu cấp cho nhân sự đó tại ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới đảm bảo thông tin tại các ô này nhập giống nhau.

Bước 3: Kích nút [Cập nhật] để lưu lại.